Совместное онлайн редактирование документов: согласование документов в режиме реального времени

Процесс согласования новых документов даже в условиях полностью цифрового офиса и хорошо налаженной системы документооборота, к сожалению, до сих пор продолжает забирать очень много времени у сотрудников любых компаний. Это касается организаций совершенно разной отраслевой направленности и любого масштаба. Особенно же среднего и крупного бизнеса, где процесс согласования документов, как правило, происходит на нескольких уровнях – в разных, отдельных структурных единицах организации (например, юридическом, финансовом, IT департаментах, отделах закупок, HR и под.), прежде чем быть окончательно акцептированным на самом высоком управленческом уровне.

В особенности остро временные затраты согласовательных процессов документов стали ощутимы в постковидный период, когда многие предприятия перешли на отдалённую работу – «домашний офис», который, как известно, не всегда показал себя как лучшее решение для сохранения операционной эффективности и производительности компаний. Сегодня, как никогда, особенно актуально возникает потребность в таких автоматизированных решениях, которые позволяли бы организовать совместную онлайн работу с документами с любого места и одновременно обеспечивали защищённую среду для сотрудничества всего персонала, гранулированную систему контроля за правами доступа к документам и конфиденциальной информации, которая бы соответствовала установленным в конкретной компании стандартам защиты информации.

Сегодня большинство современных систем документооборота имеют достаточный необходимый минимум для обеспечения успешных предпосылок совместной онлайн работы с цифровыми документами. В частности, оснащены таким базовым функционалом, который позволяет:

  • создание разных типичных форм документов;
  • связывание документов между собой по типу контента (например, основной и дополнительные договоры, счета и акты, относящиеся к соответственному договору);
  • оповещение исполнителей о поступлении в работу документов и установление сроков их выполнения;
  • просмотр и согласование / подписание документов ответственными бизнес-пользователями, наделёнными на это соответствующими правами;
  • гранулированное управление правами доступа к документам в зависимости от типа документа, предназначенных для работы с документом исполнителей и / или исполняемых бизнес-пользователями ролей в организации;
  • мониторинг или отслеживание процесса работы над документами в режиме реального времени;
  • сохранение (архивирование) документов и поиск необходимого документа в архиве и т. п.

Все эти функции, взятые в своей совокупности, создают необходимый базис для обеспечения совместной с членами вашей команды работы над документами. Однако достаточно ли этого при современных возможностях развития информационных технологий для полноценного онлайн сотрудничества над документами и оптимизации процесса согласования документов на разных уровнях организации? Вероятно, уже нет.

Менее распространённой в современных системах документооборота, однако чрезвычайно полезной и теперь уже (без преувеличения) незаменимой функцией для организации эффективного сотрудничества над документами является возможность совместного онлайн редактирования документов. Именно на ней мы и хотели бы остановиться детальнее.

Встроенная в платформы электронного документооборота функция онлайн редактирования обеспечивает возможность не только создавать различные формы новых документов, связывать их между собой, мгновенно делиться ими для просмотра с вашими коллегами, отслеживать актуальный статус работы над ними и архивировать, но и сотрудничать над документами вместе с другими членами вашей команды как соавторы и соредакторы в режиме реального времени.

Благодаря этому функционалу вы можете редактировать один и тот же документ одновременно с другими уполномоченными бизнес-пользователями, управлять версиями документов с помощью возможностей контроля версий документов, предоставляя доступ к редактированию документов только уполномоченным членам вашей команды.

Ниже можно просмотреть наглядный пример совместного онлайн редактирования документов двумя пользователями в режиме реального времени, как это происходит в рамках интегрированной интеллектуальной автоматизированной платформы для совместной онлайн работы с документами elDoc.

Совместная онлайн-работа и редактирование документов

На примере видно, что все внесённые пользователями изменения и правки в документ мгновенно отображаются у всех других авторизованных пользователей. Кроме того, соавторы и соредакторы документа могут оставлять свои замечания и комментарии к внесённым изменениям / правкам и обсудить связанные с документом вопросы в специальном онлайн чате. В дальнейшем документ отправится на следующий этап исполнения / согласования в соответствии с назначенным порядком работы над ним. Согласитесь, очень удобно и оптимально выполнять все эти действия в рамках одной платформы.

Более подробно с возможностями организации совместной онлайн работы над документами и онлайн редактирования документов в интегрированной интеллектуальной автоматизированной платформе elDoc можно ознакомиться со следующего демо-видео: Совместная работа над документами в elDoc

Мы рассмотрели только одну из BPM функций, без которой трудно представить современную платформу для совместной онлайн работы с документами, которая позволяет управлять документами через персонализированный электронный офис и обеспечивает возможность командной работы с любого рабочего места. Решения по документообороту с каждым годом становятся всё более усовершенствованными и имеют очень мощные возможности не только с точки зрения традиционного / классического управления документами и бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), но и для решения сложных нетривиальных задач – распознавания и считывания данных с разных типов и форм документов с использованием возможностей интеллектуальной обработки документов (Intelligent Document Processing, IDP).

Об «elDoc»

«elDoc» – интегрированная интеллектуальная автоматизированная платформа для понимания документов, автоматизации процессов документооборота и управления контентом с любого рабочего места. «elDoc» – это решение корпоративного уровня, доступное как SaaS и on-prem, для комплексной интеллектуальной обработки документов (Intelligent Document Processing) и управления бизнес-процессами (Business Process Management). elDoc оснащён когнитивными технологиями (искусственным интеллектом, компьютерным зрением), которые помогают интеллектуально считывать данные со сканированных и цифровых документов любой сложности с последующей их комплексной обработкой.

Желаете проверить, как интеллектуальная обработка документов работает на практике, – получите бесплатную пробную версию уже сейчас – «elDoc Online»

elDoc on all devices

Достигайте большей продуктивности с помощью AI

Увеличивайте свою операционную эффективность и автоматизируйте обработку документов с помощью elDoc – интегрированной платформы для интеллектуальной обработки документов, автоматизации процессов документооборота и управления контентом. Выберите вариант развёртывания (SaaS или on-prem), который наилучшим образом соответствует вашим требованиям к автоматизации!