Как правильно выбрать платформу для интеллектуальной обработки документов

В предыдущем блоге мы уже говорили о том, почему предприятиям, которые не желают откладывать внедрение интеллектуальной автоматизации и хотели бы при этом сэкономить на инвестиционных расходах, стоит прежде всего обратить внимание на SaaS решения по интеллектуальной обработке документов (Intelligent Document Processing, IDP). SaaS модель позволяет обеспечить большую гибкость, масштабируемость и мгновенный доступ к инновационным функциям IDP решения. На какие же другие критерии стоит прежде всего обратить внимание при выборе платформы по интеллектуальной обработке документов и какие возможности IDP решения должны быть в нём предусмотрены?

Единая интегрированная платформа для комплексной обработки документов и автоматизации документооборота

Вы, наверное, неоднократно сталкивались с такой тривиальной рабочей ситуацией, когда на основе анализа имеющихся исходных данных вам нужно было быстро принять правильное решение, а необходимые для этого данные оказывались рассредоточены в разных местах – многочисленных корпоративных приложениях и системах. И, вероятно, нередко были свидетелями того, как много времени – вашего и коллег – впустую теряется на многократные переходы из одной системы в другую, повторные логирования и аутентификации, дублирование, различия в данных или недостаток нужных данных в той или иной системе, сведение структурированных, полуструктурированных и неструктурированных данных из различных систем в единое целое. При таких условиях данные (вместо облегчать жизнь) становятся для компании обременительным балластом, их ценность теряется, а с ней – и ваше время, производительность и удовлетворённость работой, процесс принятия решений затягивается.

Поэтому для увеличения производительности работы с данными неоспоримым преимуществом IDP решения является его доступность в качестве единой платформы для комплексной обработки документов и централизованного управления документами , где в одном месте была бы сосредоточена вся необходимая информация со всеми сопутствующими инструментами для обработки, целевого считывания и верификации полученных данных, мониторинга всего жизненного цикла документа, хранения (архивирования) и разумного поиска данных в документах.

Когнитивная составляющая решения

Для эффективной обработки документов и считывания с них нужных вам целевых данных прежде всего стоит обратить внимание на решения, основанные не только на возможностях оптического распознавания символов (Optical Character Recognition, OCR), которые лишь позволяют переводить печатный и рукописный текст в электронный формат, но и на когнитивных технологиях – искусственного интеллекта (Artificial Intelligence, AI), компьютерного зрения (Computer Vision, CV) и машинного обучения (Machine Learning, ML). Именно последние позволят обеспечить возможность работы с документами различных типов и форматов (в т. ч. осуществлять пакетную обработку и классификацию разноформатных документов), с документами разного качества (в частности, осуществлять улучшения качества сканированных изображений перед непосредственным целевым считыванием данных) и – благодаря возможностям программного обеспечения «учиться» на основе анализа действий человека с документами определённых образцов – считывать с них данные гораздо точнее.

Простота использования и развёртывания решения

Если вы заинтересованы в быстром внедрении IDP решения и получении реальных результатов оптимизации бизнес-процессов без дополнительного инвестирования в ИТ-ресурсы, вам нужно прежде всего рассмотреть готовые программные продукты, доступные как SaaS, со встроенными инструментами No Code, которые давали бы возможность самостоятельно настраивать программное обеспечение без привлечения программистов и максимально соответствовали бы вашим наиболее критическим требованиям и целям автоматизации. SaaS предложение имеет значительное преимущество для бизнеса, поскольку предоставляет возможность мгновенного доступа к облачному интеллектуальному решению по обработке документов, экономит время и средства на его развёртывание, настройку, обслуживание и обновление, обеспечивает быструю окупаемость инвестиций (ROI). Доступность IDP решения для обычных бизнес-пользователей без специальных ИТ-навыков, простота настройки и использования платформы также являются очень важными условиями для полной вовлечённости персонала, позволяют ему полностью сосредоточиться на бизнес-задачах.

Доступность с любого рабочего места и в любое время

Крайне актуальными в современных динамичных условиях работы и особенно в постковидный период, когда операционная модель многих предприятий была изменена с офисной работы на дистанционную, становятся решения, которые легко позволяют организовать дистанционный офис. Не являются здесь исключением и решения по интеллектуальной обработке документов. Согласитесь, получать доступ к IDP программному обеспечению с любого места и любого устройства (в т. ч. мобильного) в любое время 24/7, организовать совместную с коллегами онлайн-работу над документами, в какой бы точке мира вы ни были, – очень удобно.

Гибкие возможности масштабирования объёма документов

Если вы только начинаете ваш проект по интеллектуальной автоматизации, а соответственно ещё точно не можете определить целесообразность обработки тех или иных документов и точный их объём в год, в вашем решении по интеллектуальной обработке документов обязательно должна быть предусмотрена возможность гибко управлять объёмом документов, что позволит быстро масштабировать автоматизацию в зависимости от ваших потребностей. Согласитесь, для начала было бы удобно начать с обработки, к примеру, 50-ти документов в месяц и в дальнейшем масштабировать автоматизацию для обработки сотен / тысяч документов в месяц / год, не переплачивая за неиспользованные «пакетные страницы».

Конечно, технический прогресс не стоит на месте – платформы по интеллектуальной обработке документов постоянно совершенствуются и развиваются. Но перечисленный выше функционал является сегодня минимальным «must have» для обеспечения комплексной обработки документов, без которого трудно представить современное IDP решение.

Больше информации об интеллектуальной обработке документов вы можете найти, перейдя по следующих ссылках:

Автоматизированная обработка банковских выписок
Автоматизированная обработка счетов
Автоматизированная обработка аппликационных документов

Об «elDoc»

«elDoc» – интегрированная интеллектуальная автоматизированная платформа для понимания документов, автоматизации процессов документооборота и управления контентом с любого рабочего места. «elDoc» – это решение корпоративного уровня, доступное как SaaS и on-prem, для комплексной интеллектуальной обработки документов (Intelligent Document Processing) и управления бизнес-процессами (Business Process Management). elDoc оснащён когнитивными технологиями (искусственным интеллектом, компьютерным зрением), которые помогают интеллектуально считывать данные со сканированных и цифровых документов любой сложности с последующей их комплексной обработкой.

Желаете проверить, как интеллектуальная обработка документов работает на практике, – получите бесплатную пробную версию уже сейчас – «elDoc Online»

О «DMS Solutions»

Компания «DMS Solutions» – разработчик интегрированной интеллектуальной автоматизированной платформы для понимания документов, автоматизации процессов документооборота и управления контентом с любого рабочего места – «elDoc».
Мы – первый украинский провайдер решений в сфере интеллектуальной обработки документов (Intelligent Document Processing). Мы используем технологии компьютерного зрения, машинного обучения и искусственного интеллекта с целью создания мощной цифровой рабочей силы для обеспечения конкурентных преимуществ вашего бизнеса на рынке. «DMS Solutions» является официальным глобальным Advanced Technology UiPath Alliance Partner и Technology Blue Prism Alliance Partner в сфере интеллектуальной обработки документов (Intelligent OCR).