Давайте поговорим о роботизации бизнес-процессов

Кто из владельцев бизнес-процессов когда-либо не задумывался над тем, как повысить операционную эффективность своего подразделения, сократить расходы, при этом, не теряя, а наоборот, выигрывая в качестве и объёмах работ? Вопрос риторический, и ответ на него очевидный. Но часто ли мы задумываемся, как в современном цифровом мире этому могут посодействовать технологии роботизации процессов? Какие выгоды и потенциальные возможности для бизнеса открывает эта новая многообещающая технология? Каковы её перспективы на украинском рынке?

Темой роботизации бизнес-процессов (Robotic Process Automation – RPA, Robotics) в мировом информационном бизнес-пространстве сегодня уже, кажется, никого не удивишь. Там это одна из наиболее актуальных и часто дискутируемых тем, наряду с внедрением технологий искусственного интеллекта (Artificial Intelligence, AI) и машинного обучения (Machine Learning, ML). В украинском же сегменте ИТ-рынка это новое направление только-только начинает набирать обороты. Ведь ещё совсем недавно этого понятия даже не было в нашей понятийной сфере, не говоря уже о повседневном обиходе.

Чтобы упредить возможные замечания относительно новизны технологии роботизации бизнес-процессов, следует добавить небольшой комментарий: принципы этой технологии как таковой не являются новыми в сфере автоматизации и, в частности, тестирования. Соответственно, написание макросов и скриптов для выполнения стандартных, основанных на правилах, операций и является частью того, что мы сейчас будем называть роботизацией. Однако следует также понимать, что роботизация бизнес-процессов на сегодняшний день значительно выходит за рамки написания макросов, скриптов и автоматизации рабочего места.

Что же представляет собой роботизация бизнес-процессов в общем смысле?
У большинства читателей слово «роботизация» скорее всего оживит в воображении более или менее симпатичных гуманоидных роботов, предоставляющих различные услуги, либо роботов-машин на крупных автоматизированных предприятиях, где человеческое вмешательство в производственный процесс сведено к минимуму. Однако программные роботы – это не привычные для нашего понимания, осязаемые и визуализированные роботы-объекты, запрограммированные на определённый набор автоматизированных функций. Когда мы говорим о роботизации бизнес-процессов, с технической точки зрения речь тут идет о технологии, которая позволяет конфигурировать программное обеспечение (программных роботов) на осуществление определённых (часто повторяющихся) механических операций на уровне пользовательского интерфейса. Подобно людям, программные роботы выполняют заданные операции – получают, анализируют, сортируют, обрабатывают, сопоставляют данные и осуществляют с ними определенные действия, не изменяя при этом ИТ-ландшафт организации.

И в этом смысле всё-таки что-то общее эти понятия («робот» – «работа» – «роботизация») имеют. Оно – в их подобном функциональном предназначении: помогать человеку исполнять его работу, часто механическую, рутинную, повторяющуюся изо дня в день. Ведь само слово «робот» как раз и пришло в наш обиход из чешского языка от «robota», где это слово означало тяжелую, подневольную работу (ср. также укр. «робота»).

В каждой крупной организации найдется множество таких процессов, которые можно и нужно роботизировать. Согласно подсчетам PwC, около 45% всех типических процессов и задач в организациях могут быть автоматизированы. А это в перспективе означает не только финансовые выгоды, но и значительное повышение операционной продуктивности предприятий. Высвободившийся в результате роботизации человеческий ресурс можно будет перераспределить, направив на решение более сложных задач, которые принесут большую добавленную стоимость.

Какие процессы и задачи наиболее подходят для роботизации?
Задавались ли вы вопросом, как много в каждой организации повторяемых процессов и задач, не требующих анализа и принятия решений, но отнимающих много драгоценного рабочего времени? Как раз такие задачи и являются оптимальными для переадресации программным роботам. Это преимущественно ручные, максимально структурированные задачи, основанные на четких правилах, которые выполняются по расписанию или при возникновении некоторого события (к примеру, заполнение форм, сверка данных, сбор и консолидация данных из нескольких систем, обновление одних и тех же данных в разных системах, повторный ввод данных с клавиатуры, обработка инвойсов и заказов с использованием систем распознавания OCR, сложные вычисления, ручные задачи, связанные с высоким риском ошибок и под.). Роботизация бизнес-процессов позволяет передать эти задачи роботам, которые выполнят их намного быстрее, аккуратнее и эффективнее, сводя к минимуму возможность просчётов, неизбежных при воздействии человеческого фактора.

В чём заключаются ключевые преимущества роботизации бизнес-процессов?
О каком бы виде бизнеса не шла речь, основной целью роботизации всегда будет повышение его операционной продуктивности, минимизация операционных рисков, улучшение качества работы и существенное сокращение операционных расходов. Главные преимущества роботизации бизнес-процессов состоят в том, что программные роботы:

  • работают намного быстрее, чем люди, и осуществляют поставленные задачи без ошибок;
  • способны к непрерывной обработке задач (т. е. доступны 24/7);
  • позволяют бизнесу высвободить человеческий ресурс, сокращая 50–70% операционных затрат, целевых для роботизации процессов, и оказывая прямое позитивное воздействие на быструю окупаемость (P&L);
  • легко интегрируются: могут работать с существующими системами и приложениями, в том числе и устаревшими (legacy), не изменяя ИТ-ландшафт;
  • предоставляют 100% полный лог своих действий и позволяют гибко контролировать операционную продуктивность.

Как работает роботизация бизнес-процессов?
Часто возникает вопрос, как повлияет внедрение программных роботов на уже существующую ИТ-структуру конкретной организации. Преимущество технологии RPA состоит в том, что программный робот располагается рядом с существующей инфраструктурой, не изменяя, как уже было отмечено, ИТ-ландшафт предприятия. Робот программируется на выполнение необходимых операций по расписанию или при возникновении определенного события, а для выполнения операций взаимодействует с существующими legacy-приложениями на уровне интерфейса. Роботизация бизнес-процессов в целом дополняет существующие технологии, улучшая их производительность и эффективность.

Не снимаем со счетов, что у некоторых скептиков и приверженцев традиционных методов управления инновационная технология роботизации бизнес-процессов может вызвать целый ряд вопросов насчёт целесообразности её внедрения. К примеру, что даст роботизация, кроме дополнительных хлопот по ее внедрению, как скоро она может окупиться, и окупится ли вообще. Могут возникнуть также сомнения насчёт того, можно ли запрограммировать робота на осуществление конкретного, узкоспециализированного бизнес-процесса, присущего только данной компании, и т. д. Так уже заложено в человеческой природе – относится с некоторой осторожностью и недоверием ко всему новому. Однако показательно, что большинство лидирующих мировых компаний либо уже внедряют, либо планируют внедрить роботизацию бизнес-процессов в скором времени. Все очевиднее становится, что в современном мире с его возрастающим с каждым днём потоком новой информации и потребностью быстрого реагирования на поставленные задачи без роботизации уже не обойтись. Поэтому программных роботов не стоит бояться, а пробовать плавно их внедрять с учётом операционных потребностей каждого конкретного предприятия и организации. А результат, как свидетельствует мировой опыт, не заставит себя ждать.

Желаете узнать больше о новых возможностях СЭД, пожалуйста обращайтесь в наши офисы в Украине и Гонконге!

О Компании «DMS Solutions»:
«DMS Solutions» - является украинским разработчиком системы электронного документооборота elDoc . Мы - первый украинский провайдер услуг в сфере роботизации бизнес-процессов (Robotic Process Automation, RPA) и построении систем управления программными роботами. «DMS Solutions» работает на рынках Европы, Северной Америки и Азии и имеет офисы в Гонконге и Украине.