Роботизация бизнес-процессов: расчет RoI (Return on Investment) в RPA проектах (Часть 10)

Robotic Process Automation (роботизация бизнес-процессов) – на сегодняшний день одна из самых обсуждаемых и перспективных технологий в сфере автоматизации бизнес-процессов. Кто-то сомневается в эффективности программной роботизации, а кто-то готов без каких-либо раздумий и расчетов приступить к полномасштабному развёртыванию этой новой на рынке технологии. И тем, и другим имеет смысл подойти к вопросу взвешенно и попытаться оценить потенциально достижимый эффект, который в корпоративном мире обозначается термином RoI (Return on Investment). Об этом и поговорим в сегодняшнем блоге.
Наш практический опыт показывает, что чем меньше заказчик знаком с теорией и практикой применения программных роботов, тем более далекие от «истинных» результаты расчета RoI он может получить. Причем отклонения могут быть как в плюс, так и в минус.

Давайте, для примера, подробно разберем одну из самых распространённых ошибок – попытку сравнивать одного робота с одним сотрудником. Вроде бы все маркетинговые материалы только об этом и твердят: программные роботы – это ваши цифровые сотрудники. Однако считать так не совсем корректно. Нередко также от руководителей подразделений, где используется наёмный труд, можно услышать: «мне дешевле содержать работника на зарплате, близкой к минимальной, чем тратиться на внедрение каких-то роботов». Если мы слышим такое утверждение от наших клиентов, значит самое время детально проговорить с ними, как работают роботы и какие затраты необходимо учитывать и сравнивать.

Какие же затраты несёт компания на работающего в офисе сотрудника?

1. Прямые затраты:

  • зарплата;
  • налоги на зарплату, единый социальный взнос и прочее;
  • премии, вознаграждения;
  • компенсация больничных;
  • оплачиваемый отпуск.

2. Косвенные затраты:

  • аренда офиса, охрана;
  • коммунальные платежи;
  • рабочее место (мебель, телефония, компьютер, программное обеспечение, ИТ-инфраструктура).

3. Дополнительные (опциональные) затраты:

  • социальные обязательства работодателя (страхование, корпоративные мероприятия);
  • тимбилдинги, тренинги, обучение, сертификация.

Таким образом, очевидно, что напрямую сравнивать зарплату сотрудника и стоимость робота будет некорректно.
Но даже если мы точно смогли рассчитать затраты на одного сотрудника, можем ли мы просто умножить эту сумму на количество высвобождаемых сотрудников? Ответ на этот вопрос напрямую зависит от бизнес-процесса. Можно встретить ситуацию, когда один или несколько сотрудников выполняют в компании только один бизнес-процесс, и при этом их трудовая занятость составляет 100%, а именно: 8 часов в день на протяжении 20 рабочих дней в месяц. Бывают и другие ситуации, когда один сотрудник может быть задействован на 20% в одном процессе, на 40% в другом и т. д. В этом случае мы можем говорить, что роботизация одного процесса высвобождает в компании, например, 0,4 FTE (Full Time Equivalent – сотрудник, работающий полный день). Роботизация другого процесса – 0,3 FTE и т. д. Для того, чтобы экономический эффект от роботизации стал для компании осязаемым, а не измерялся свободным временем сотрудников, часть работы которых взяли на себя роботы, необходимо по итогам роботизации бизнес-процессов проводить перераспределение задач среди сотрудников. И только после этого компания может получить полностью высвобождаемого сотрудника, что позволяет, например, перевести его в другой департамент, вместо того, чтобы нанимать туда нового сотрудника.

Теперь попробуем обозначить затраты, которые несёт компания при внедрении и эксплуатации роботов.

1. Прямые затраты:

  • Стоимость приобретения лицензий. Как правило, ПО для роботов лицензируется на 1 год.
  • Стоимость сервиса по роботизации бизнес-процесса, куда входят все этапы – от анализа процесса до ввода роботов в промышленную эксплуатацию. Этот этап может выполняться как внешним провайдером услуг по роботизации, так и силами компании.
  • Стоимость поддержания роботов в актуальном рабочем состоянии. Бизнес-процессы в каждой компании постоянно претерпевают изменения, и роботов необходимо подстраивать под изменившиеся условия.

2. Косвенные затраты:

  • Роботам тоже нужно рабочее место, правда, виртуальное. Как правило, это виртуальная машина в дата-центре, на которой должна быть установлена операционная система и те приложения, с которыми робот будет взаимодействовать.
  • Затраты на электроэнергию и обслуживание виртуальной машины со стороны ИТ-департамента.

При расчете RoI важно понимать, что вы не будете останавливаться на роботизации одного-двух процессов, и роботы будут работать в вашей компании годами, обрабатывая десятки, если не сотни бизнес-процессов. Соответственно, затраты на сервис по роботизации правильно просчитывать на несколько лет, в течение которых бизнес-процесс гарантированно будет востребован. Затраты на лицензии также необходимо относить на несколько роботизируемых процессов, так как робот может работать 24 часа в сутки, выполняет операции быстрее человека, и, соответственно, будет осуществлять несколько бизнес-процессов по очереди. Необходимо также отметить, что в 99% случаев некорректно считать, что один робот = один процесс.

На показатель RoI на начальном этапе сильно влияет и политика лицензирования роботов со стороны вендоров. Так, некоторые вендоры продают роботов пакетами от 10 шт. Это вполне нормальный пакет для крупной корпорации, но компания среднего уровня может начать свой проект с гораздо меньшего числа роботов (2–3 лицензии) и наращивать их количество постепенно, по мере готовности алгоритмов роботизации бизнес-процессов. В этом случае платить за роботов, простаивающих в ожидании, пока для них подготовят алгоритмы, нет никакого смысла. Соответственно, важно правильно рассчитать количество и объем процессов, планируемых к роботизации на период времени, для которого делается расчет RoI. Необходимо также помнить, что есть еще и open source решения (решения, построенные на открытом коде), позволяющие создать роботов, совершенно не инвестируя в лицензии, но это тема отдельного материала, так как в open source решениях есть как свои плюсы, так и минусы.
К факторам, косвенно влияющим на RoI, также можно отнести:

  • Повышение скорости обработки процессов. Если, например, страховая компания сможет с помощью роботов сократить время обработки запросов на возмещение с недель до дней, то она получит конкретное и осязаемое преимущество перед конкурентами на рынке.
  • Сокращение количества ошибок. Как правило, работодатели стараются избегать сверхурочных часов для сотрудников, так как анализ показывает, что в это время сотрудники допускают много ошибок, что в итоге приводит к операционным рискам и дополнительным затратам на их исправление.
  • Роботизация может оказаться дешевле и быстрее, чем работы по полноценной ИT-интеграции. Всегда уместно сравнить, что окажется проще, дешевле и быстрее: провести полноценную автоматизацию бизнес-процесса, например, внедрив новый функционал в существующие системы, или ввести в процесс роботов в качестве исполнителей.

Таким образом, всегда имеет смысл тщательно рассчитать свой RoI от внедрения проекта. Причем слово «свой» тут ключевое. Не следует полагаться на методики, предлагаемые вендорами. Они всегда универсальны, а значит, не учитывают особенности компании-заказчика и построены так, чтобы не замечать факторы, понижающие RoI клиента, и показывать только положительные факторы. Кроме того, при более-менее равных ценах за робота на разных рынках стоимость человеко-часа может различаться в разы. И в Украине робот может окупаться в 2 раза дольше, чем в любой другой стране. Но и самостоятельно рассчитать RoI для незнакомой технологии очень сложно. Необходимо понимать не только общие принципы технологии, но и тонкие моменты, осознание которых приходит только с опытом внедрения первых проектов.

Рассматривайте роботизацию как средство оптимизации затрат. Привлекайте квалифицированного партнера, считайте вместе эффект, выбирайте наиболее подходящую для вашей среды RPA-платформу, и с высокой вероятностью вы достигнете поставленных целей по оптимизации ваших затрат и улучшению общей операционной производительности.

Желаете узнать больше о Robotic Process Automation (RPA), пожалуйста обращайтесь в наши украинский и гонконгский офисы!

О Компании «DMS Solutions»:
DMS Solutions - провайдер технологии Robotic Process Automation (RPA), поставляющий полный спектр RPA решений. Мы - первый украинский провайдер услуг в сфере роботизации бизнес-процессов (Robotic Process Automation, RPA) и построении систем управления программными роботами. DMS Solutions работает на рынках Европы, Северной Америки и Азии и имеет офисы в Гонконге и Украине.

Смотрите наше видео о том, как программные роботы обрабатывают данные на уровне интерфейса пользователя и на background’е!