Автоматизация обработки счетов за коммунальные услуги: Опыт Гонконга

Обработка коммунальных счетов является очень громоздким и трудоёмким процессом, особенно для компаний, имеющих несколько распределённых офисов (локаций) в Гонконге, которым нужно оплачивать счета за коммунальные услуги разным поставщикам за предоставление самых разных коммунальных услуг (в частности, газо- и водоснабжения, электроэнергии, телекоммуникаций и т. п.). Оптимизация и автоматизация обработки коммунальных счетов становится сегодня одной из ключевых задач автоматизации для каждой организации, которая планирует повысить операционную эффективность и сократить операционные расходы.

Каким компаниям следует в первую очередь рассмотреть возможность автоматизации обработки коммунальных счетов?

Это могут быть организации самой разной отраслевой направленности, но прежде всего такие компании, которые имеют несколько распределённых офисов или филиалов, в частности:

  • Девелоперские компании / Компании-застройщики недвижимости;
  • Компании по управлению недвижимостью;
  • Банки с большим количеством отделений;
  • Клиники и больницы;
  • Компании, ведущие бухгалтерский учёт;
  • Розничные магазины;
  • и др.

Какие наиболее распространённые счета за коммунальные услуги необходимо оплачивать в Гонконге?

  • Счёт от CLP за электроэнергию. China Light and Power (CLP) обслуживает Коулун, Новые территории и отдалённые острова;
  • Счёт от HK Electric за электроэнергию. Hong Kong Electric Holdings распределяет электроэнергию в Гонконге и острове Ламма;
  • Счёт от WSD за водоснабжение. За поставку воды в Гонконге отвечает Департамент водоснабжения (Water Supplies Department) Управления водных ресурсов;
  • Счет от Towngas за газ. Большинство объектов в Гонконге снабжаются трубопроводным газом, который предоставляется компанией Towngas;
  • Счёт от HKT за телекоммуникации.

В чём состоят основные трудности автоматизации обработки счетов за коммунальные услуги?

  • Все счета за коммунальные услуги разные по форме и структуре;
  • Счета за коммунальные услуги от одного и того же поставщика коммунальных услуг имеют различные варианты шаблонов;
  • Счета за коммунальные услуги могут поступать как на английском, так и на китайском языках, что затрудняет понимание и согласованность данных;
  • Данные, подлежащие обработке, могут охватывать несколько страниц;
  • Данные не унифицированы для различных типов счетов за коммунальные услуги.

Какие ключевые автоматизированные возможности должны быть задействованы для автоматизации обработки коммунальных счетов?

  • Ведущие на рынке решения в области интеллектуального распознавания текста (Intelligent OCR), обеспечивающие высокую точность распознавания данных;
  • Технология Computer Vision для улучшения качества счетов за коммунальные услуги и нормализации изображений перед непосредственной обработкой коммунальных счетов;
  • AI и другие когнитивные технологии для автоматизированной классификации счетов за коммунальные услуги, поиска и считывания необходимых данных;
  • No Code функционал по управлению бизнес-процессами (BPM) для комплексной автоматизации процессов обработки счетов за коммунальные услуги;
  • Хранение документов для централизованного управления счетами за коммунальные услуги и их архивирование.

В дополнение ко всему вышеперечисленному, интегрированная автоматизированная платформа должна быть оснащена гранулированной системой управления правами доступа для обеспечения надлежащего контроля доступа к финансовым данным, а также аналитикой – для отслеживания большей производительности и быстрого выявления «узких мест» в обработке счетов за коммунальные услуги.

Как автоматизированное считывание данных со счетов за коммунальные услуги выглядит на практике?

Используя интеллектуальную автоматизированную платформу, оснащённую современными технологиями интеллектуального распознавания текстов и искусственного интеллекта, можно добиться комплексной автоматизированной обработки счетов за коммунальные услуги. Ниже для примера показано, как интеллектуальная автоматизированная платформа elDoc может классифицировать коммунальные счета по типам и считывать необходимую информацию из различных по форме и структуре коммунальных счетов от основных поставщиков коммунальных услуг Гонконга (CLP, HK Electric, Towngas, HKT, WSD) с последующей автоматизированной постобработкой, верификацией и перекрёстной проверкой полученных данных.

Каковы основные преимущества автоматизации обработки коммунальных счетов?

Существует множество разнообразных преимуществ автоматизации процесса обработки счетов за коммунальные услуги, которые можно достичь с помощью интегрированной интеллектуальной автоматизированной платформы для обработки коммунальных счетов, в частности:

Повышение операционной эффективности

Улучшение общего времени обработки документов и обслуживания внутренних клиентов, повышение общей операционной производительности, снижение сопутствующих операционных расходов, улучшение контроля расходов, своевременное урегулирование платежей.

Быстрая комплексная обработка

Ускоренная обработка документов, минимизация человеческого вмешательства, замена ручной обработки данных интеллектуальной автоматизацией.

Масштабирование без ограничений

Неограниченные объёмы документов для масштабирования автоматизации в разных организационных подразделениях. Возможность мгновенного увеличения или уменьшения масштаба автоматизации в зависимости от актуальных потребностей бизнеса.

Усовершенствованная система безопасности

Реализация гранулированного контроля доступа к конфиденциальной и чувствительной информации, глубокий и надёжный мониторинг, аудит, отчётность и аналитика для отслеживания статуса обработки счетов за коммунальные услуги.

Централизованное управление коммунальными счетами

Комплексная автоматизация без задействования персонала с возможностью запуска процессов 24/7. Полностью автоматизированная обработка документов, позволяющая персоналу сосредоточиться на других видах деятельности с большей добавленной стоимостью, повышение непрерывности бизнес-процессов, централизованное управление счетами за коммунальные услуги и их архивирование.

Итоги:

Так что автоматизировать или не автоматизировать обработку коммунальных счетов – это уже не вопрос. Преимущества автоматизации очевидны. Вопрос заключается в том, как выбрать правильное решение, позволяющее максимально оптимизировать обработку коммунальных счетов и комплексно автоматизировать весь процесс, обеспечивая надёжные, ощутимые и многочисленные преимущества автоматизации.

Больше информации вы можете найти, перейдя по следующей ссылке: Автоматизированная обработка счетов за коммунальные услуги

Хотите проверить, как автоматизированная обработка коммунальных счетов работает на практике? – Получите бесплатную пробную версию elDoc!

Об «elDoc»

«elDoc» – интегрированная интеллектуальная автоматизированная платформа для понимания документов, автоматизации процессов документооборота и управления контентом с любого рабочего места. «elDoc» – это решение корпоративного уровня, доступное как SaaS и on-prem, для комплексной интеллектуальной обработки документов (Intelligent Document Processing) и управления бизнес-процессами (Business Process Management). elDoc оснащён когнитивными технологиями (искусственным интеллектом, компьютерным зрением), которые помогают интеллектуально считывать данные со сканированных и цифровых документов любой сложности с последующей их комплексной обработкой.

О «DMS Solutions»

Компания «DMS Solutions» – разработчик интегрированной интеллектуальной автоматизированной платформы для понимания документов, автоматизации процессов документооборота и управления контентом с любого рабочего места – «elDoc».
Мы – первый украинский провайдер решений в сфере интеллектуальной обработки документов (Intelligent Document Processing). Мы используем технологии компьютерного видения, машинного обучения и искусственного интеллекта с целью создания мощной цифровой рабочей силы для обеспечения конкурентных преимуществ вашего бизнеса на рынке. «DMS Solutions» является официальным глобальным Advanced Technology UiPath Alliance Partner и Technology Blue Prism Alliance Partner в сфере интеллектуальной обработки документов (Intelligent OCR).