Інтелектуальний Пошук Документів: Як elDoc Змінює Пошукові Можливості для Великих Компаній

Image

Інтелектуальний Пошук Документів: Як elDoc Змінює Пошукові Можливості для Великих Компаній

У сучасному цифровому середовищі компанії, особливо великі підприємства, керують величезними обсягами даних. Зі зростанням репозиторіїв документів до мільйонів, пошук конкретної інформації стає витратним за часом завданням, і багато систем управління документами (DMS) не надають належного інструменту для пошуку документів. Традиційні функції пошуку не мають достатньої інтелектуальності для обробки складних наборів даних, що сповільнює робочі процеси та знижує продуктивність. Однак elDoc пропонує унікальне, потужне рішення з розумним пошуком документів, яке справляється з цими викликами. Давайте розглянемо, як функції elDoc змінюють пошук документів та підвищують ефективність операцій.

Обираючи elDoc для Розумного Пошуку Документів: Як elDoc відрізняється від інших рішень?

elDoc поєднує інтелектуальні функції пошуку з зручним інтерфейсом, що дозволяє користувачам знаходити документи за лічені секунди. Ось що робить elDoc особливим:

• Повнотекстовий пошук

  elDoc індексує весь вміст документа, включаючи вкладення, що дозволяє миттєво знаходити дані за ключовими словами. Користувачі можуть моментально знаходити фрагменти релевантної інформації, навіть у базах даних з мільйонами записів. Ця функція значно скорочує час, витрачений на пошук великого обсягу контенту.

• Витяг та пошук за Метаданими

  elDoc автоматично витягує метадані (такі як заголовки, автори, дати створення та ключові слова) з документів. Метадані доповнюють повнотекстовий пошук, додаючи ще один рівень точності до результатів пошуку. Завдяки включенню метаданих elDoc забезпечує більш фокусований та ефективний пошук, особливо при пошуку документів, пов'язаних з конкретними авторами чи ключовими словами.

• Boolean та Fuzzy Search

  Для уточнення пошуку elDoc підтримує булеві оператори (AND, OR, NOT) і включає нечіткий пошук, який важливий для обробки помилок або варіацій у ключових словах. Булеві оператори допомагають користувачам створювати складні, цілеспрямовані запити, а нечіткий пошук забезпечує, щоб вони не пропускали результати через незначні орфографічні помилки.

• Фразовий і Проксімальний Пошук

  За допомогою фразового пошуку користувачі можуть знаходити точні словосполучення, а проксімальний пошук допомагає знаходити слова, які з’являються поруч. Ця функція підвищує релевантність пошуку, дозволяючи користувачам вказувати, наскільки близько пов'язані слова мають бути в документі, покращуючи точність результатів.

• Wildcard пошук

  elDoc підтримує пошук з використанням спеціальних занків (наприклад, використовуючи * або ?), що робить запити більш гнучкими і дозволяє користувачам шукати частини слів. Це особливо корисно, коли користувачі не впевнені у точних термінах або коли їм потрібно захопити варіації ключового слова.

• Пошук, Подібний до Google

  Інтерфейс пошуку elDoc розроблений настільки ж інтуїтивним, як пошук Google, де точніші запити дають більш точні результати. Цей знайомий досвід означає, що користувачі можуть швидко адаптуватися і почати знаходити релевантні документи без додаткового навчання.

• Пошук за Тегами

  Користувачі можуть додавати теги до документів, що дозволяє швидко отримати доступ до конкретних груп документів. Ця функція надзвичайно корисна для організації та управління документами, оскільки користувачі можуть створювати спеціальні теги для відділів, проектів чи тем для прискорення пошуку та доступу.

• Витяг Тексту з Зображень і PDF

  Використовуючи технологію оптичного розпізнавання символів (OCR), elDoc може витягувати текст зі сканованих документів, зображень і PDF. Ця функціональність забезпечує, що такі документи є повністю доступними для пошуку, роблячи всю релевантну інформацію доступною та пошукованою за змістом.

• Фільтр за Метаданими

  elDoc дозволяє користувачам уточнювати результати пошуку за атрибутами метаданих, такими як тип файлу, автор чи діапазон дат. Це особливо корисно для звуження результатів з великих наборів даних, що полегшує пошук конкретного документу серед тисяч подібних.

Розумний Пошук Документів з вбудованими механізмами захисту конфіденційної інформації

У сучасному світі, орієнтованому на дані, розумний пошук – це не лише швидке знаходження документів; це також забезпечення того, щоб конфіденційна інформація залишалася захищеною і була доступною тільки для авторизованих користувачів. Для підприємств, що керують великими репозиторіями даних, наявність потужного захисту в межах функції пошуку є необхідністю. elDoc виходить за межі традиційного пошуку документів, інтегруючи потужний механізм безпеки, що дозволяє підприємствам ефективно знаходити документи, забезпечуючи лише дозволений доступ до конфіденційних даних.

В elDoc пошук документів не лише інтелектуальний, але й безпечний. Завдяки розширеним функціям безпеки, elDoc надає висококонтрольоване середовище для доступу до документів, забезпечуючи, щоб результати пошуку відповідали рівню авторизації користувача. Ось як elDoc досягає цього за допомогою корпоративних рішень безпеки:

• Контроль Доступу на Основі Ролей (RBAC)

  Через Контроль Доступу на Основі Ролей (RBAC) elDoc дозволяє організаціям визначати точні дозволи для кожного користувача або ролі в системі. Це забезпечує, що користувачі бачать лише ті документи, до яких вони мають авторизований доступ, навіть у результатах пошуку. Обмежуючи доступ до конфіденційних даних, RBAC мінімізує ризик несанкціонованого доступу і підтримує цілісність закритої інформації між відділами.

• Додаткові Рівні Безпеки

  На додаток до RBAC, elDoc посилює безпеку документів кількома рівнями: 1) Багатофакторна Аутентифікація (MFA): MFA додає додатковий рівень безпеки, вимагаючи від користувачів підтвердити свою особу кількома способами, наприклад, через пароль та автентифікацію на основі пристрою. Це запобігає несанкціонованому доступу до elDoc, додатково захищаючи пошук документів і забезпечуючи безпеку конфіденційних даних. 2) Шифрування Даних: elDoc застосовує розширене шифрування для захисту даних як під час зберігання, так і під час передачі. Це гарантує, що всі дані документів, включаючи метадані та пошукові запити, залишаються зашифрованими протягом усього їх життєвого циклу, ефективно блокуючи несанкціонований доступ. Шифрування також допомагає підприємствам дотримуватись нормативів конфіденційності, підтримуючи конфіденційність і цілісність конфіденційних документів.

Комплексний Підхід до Інтелектуального та Захищеного Пошуку Документів

Інтелектуальний пошук elDoc не обмежується лише знаходженням документів. Він включає в себе потужну архітектуру безпеки, призначену для захисту конфіденційної інформації, надаючи компаніям безпечний, відповідний та ефективний механізм управління документами. Завдяки RBAC, MFA і розширеному шифруванню elDoc пропонує по-справжньому розумне рішення для пошуку, яке пріоритизує як доступність, так і безпеку.

Для підприємств, які потребують як швидкого пошуку інформації, так і надійної безпеки, elDoc є ідеальним вибором. Завдяки інноваційним можливостям пошуку та системі безпеки, elDoc допомагає бізнесам трансформувати управління документами в стратегічний, безпечний та відповідний процес. Розумний пошук у поєднанні з орієнтованими на конфіденційність заходами безпеки elDoc забезпечує, що компанії можуть швидко знаходити критично важливу інформацію, зменшуючи ризики витоку конфіденційної інофрмації.

Бажаєте дізнатися більше про платформу elDoc - будь ласка, зв'яжіться з нами та отримайте безкоштовну пробну версію – «elDoc Online»

Про elDoc

«elDoc» - універсальне SaaS-рішення для вирішення ваших завдань з обробки документів за допомогою передових функцій, таких як електронні підписи, автоматизація документообігу, безпечне управління файлами та обробка документів за допомогою штучного інтелекту:

• Єдина цифрова платформа, розроблена для безперешкодного вирішення всіх ваших завдань з обробки документів.
• Доступна з першого дня як SaaS-рішення, elDoc дозволяє вам розпочати ваш шлях автоматизації миттєво, отримуючи безперебійність та швидку окупність без додаткових інвестицій або потреби в обслуговуванні.
• Безкодові можливості автоматизації документообігу та вбудований Конструктор процесів - для швидкого створення різноманітних кастомних процесів обробки / погодження та підписання документів без залучення розробників та написання жодного рядка коду.
• Архівування та зберігання документів - з можливостями створення розгалуженої системи папок та підпапок, управління даними і контентом та потужної системи пошуку контенту, у т. ч. повнотекстового пошуку (Full-Text Search).
• Спільна онлайн-співпраця над документами (створення, попередній перегляд, спільне онлайн-редагування, затвердження документів).
• Гранульоване управління правами доступу до файлів і папок - на основі найкращих світових практик у сфері інформаційної безпеки.
• Управління документами з будь-якого робочого місця та в будь-який час 24/7 та багато ін. автоматизованих можливостей.
• Використовують високопродуктивні організації та державні установи по всьому світу.