Онлайн совместная работа над документами: управление документами с любого места

Ковид-19 ускорил цифровые преобразования во многих компаниях по всему миру. Все больше и больше учреждений (включая крупный корпоративный бизнес, государственные органы и даже образовательные центры) находятся сейчас в поиске возможностей автоматизации с целью создания эффективной среды для совместной работы для своих сотрудников и управления бизнес-процессами с любого места и любого устройства.

Наиболее обсуждаемой темой в этом контексте является необходимость создания защищенной среды для совместной работы всего персонала, когда речь идёт о доступе к конфиденциальной информации / документу / данным. В частности, о том, как установить гранулированную систему контроля за правами доступа к документам, соответствующую стандартам защиты информации, установленным в конкретной компании.

Для настройки среды удалённого / онлайн-совместной работы над документами наиболее распространёнными являются следующие бизнес-требования (однако их перечень не ограничивается нижеперечисленными):

  • различные географические единицы должны иметь различные роли в системе управления документами;
  • доступ к конкретному документу / информации должен предоставляться для каждого пользователя;
  • определённый перечень пользователей должен иметь возможность только просматривать документ без возможности редактировать или загружать файлы / документы;
  • различные пользователи из разных удаленных локаций должны иметь возможность в любой момент получить доступ к среде совместной работы над документами с любого устройства;
  • различные пользователи из удаленных локаций должны иметь возможность редактировать документ одновременно;
  • наличие возможности разумного поиска документов для быстрого доступа к необходимым документам (если предоставлены соответствующие разрешения на доступ);
  • круглосуточная доступность среды онлайн-совместной работы для обеспечения непрерывности бизнес-процессов с любого места.

Из приведённого выше списка рассмотрим для примера более подробно требование о возможности различных пользователей иметь возможность редактировать документ одновременно. Этот тип требований является очень распространённым, когда речь идет о необходимости ускорить процессы проверки и утверждения документов в организации, обеспечивая при этом контроль версий документов.

Наглядный пример: совместный онлайн-просмотр и редактирование документов

Однако стоит отметить, что все вышеуказанные требования к современным системам документооборота и совместной работы над документами являются на самом деле довольно базовыми / минимальными. На сегодня эти системы гораздо более совершенны и имеют очень мощные возможности не только с точки зрения традиционного / классического управления процессами документооборота, но и для решения сложных нетривиальных задач с использованием возможностей интеллектуальной обработки документов (Intelligent Document Processing).

Больше информации об онлайн-совместной работе и интеллектуальной обработке документов вы можете найти, перейдя по следующей ссылке – elDoc

О «elDoc»
«elDoc» – интегрированная интеллектуальная платформа для автоматизации процессов документооборота и обработки документов, которая включает elDoc IDP (Intelligent Document Processing) – высокотехнологический модуль для интеллектуальной обработки документов. elDoc IDP – мощный механизм, оснащённый когнитивными технологиями, который способен классифицировать, осуществлять «image clearance», распознавать и получать данные с отсканированных и цифровых документов; elDoc BPM (Business Process Management) – высокотехнологический модуль для управления бизнес-процессами, который позволяет настраивать процессы документооборота и формы документов в соответствии з различными сценариями.

О «DMS Solutions»
Компания «DMS Solutions» – технологическая продуктовая компания, разработчик интегрированной платформы для интеллектуальной автоматизации процессов обработки документов (IDP – Intelligent Document Processing & Document Workflow Automation) – «elDoc».
Мы – первый украинский провайдер услуг в сфере роботизации бизнес-процессов (Robotic Process Automation, RPA), построения систем управления программными работами, а также интеллектуальной обработки документов. Компания «DMS Solutions» представлена в Украине и Гонконге, охватывает рынки Европы, Северной Америки и Азии. «DMS Solutions» является официальным Золотым партнёром «UiPath» и реселлером программного обеспечения «UiPath» в Украине, а также официальным глобальным Advanced UiPath Technology Partner в сфере интеллектуальной обработки документов (Intelligent OCR).