Роботизація бізнес-процесів: міфи та реальність технології RPA (Частина 17)
Тема роботизації бізнес-процесів (Robotic Process Automation, RPA) є сьогодні однією з найбільш дискутованих тем у світі високих технологій поряд із темами машинного навчання (Machine Learning, ML), комп’ютерного зору (Computer Vision), оптичного розпізнавання тексту (Optical Character Recognition, OCR) та штучного інтелекту (Artificial Intelligence, AI). Іще не так давно аналітики прогнозували стрімке зростання ринку RPA-технологій найближчими роками, і ми є свідками того, як їхні передбачення починають активно справджуватися. Чимало організацій по всьому світу вже запровадили у себе технологію роботизації, і багато з них встигли відчути її значні переваги у підвищенні ефективності бізнес-процесів.
Однак, будьмо відверті, деякі RPA-проекти зазнавали й болісних невдач та не виправдовували очікувань, а окремі організації взагалі досить стримано й недовірливо ставились до перспектив її впровадження. Відповідь на питання, чому так відбувалося, почасти пов’язана і з тим, що технологія роботизації бізнес-процесів (як, напевно, кожне нове явище) овіяна багатьма міфами й упередженими трактуваннями. Декілька найпоширеніших з них ми і намагатимемось розглянути нижче та по можливості аргументовано спростувати.
Міф 1. Компетенції, необхідні для пілоту RPA-проекту, будуть достатніми для подальшого розгортання технології RPA у продуктивному середовищі
Навряд чи хтось зможе заперечити той факт, що правильно побудований підхід, запроваджений вже на початковій, пілотній стадії RPA-проекту (Proof of Concept, PoC) є однією з вагомих запорук його успіху. Коректний вибір бізнес-процесу для роботизації, позитивні очікування від інвестування в нього (Return of Investment, RoI) – усе це невід’ємні складові успішного проекту з роботизації бізнес-процесів. Однак правда і те, що PoC завжди значно обмежений масштабом впровадження, об'ємом даних, кількістю можливих сценаріїв і винятків для процесу, які потребуватимуть особливого підходу. Як правило, він лімітований одним вузьким процесом, який має свої специфічні функції, і ніколи не можна знати напевне, як подібний процес працюватиме в іншому середовищі. Із цього погляду пілотний проект хоч і дає можливість переконатись у досягненні позитивного RoI, та, на жаль, не дає повного розуміння майбутніх труднощів, з якими можна зіштовхнутись за повномасштабного розгортання процесу у продуктивному середовищі.
На досить багато ключових питань – як аналітичного, так і суто технічного характеру, – просто неможливо дати вичерпну відповідь на етапі розробки пілотного проекту. Скажімо, як визначити найоптимальніші процеси для роботизації та як побудувати правильну RPA-стратегію і дорожню карту роботизації? Якими будуть ключові завдання центру компетенції з RPA та головні вимоги для створення ефективної і стабільної RPA-інфраструктури? Який метод роботизації краще обрати та які стандарти кодування, принципи й методи програмування застосовувати для створення програмного робота? Як забезпечити 100% гарантію цілісності й точності первісного коду та узгодити різницю в середовищах – розробки, тестовому і продуктивному? Як побудувати ефективну інфраструктуру для подальшого широкомасштабного розгортання роботизації та яких покращених результатів RPA можна досягти з допомогою технологій машинного навчання, штучного інтелекту і под.?
Міф 2. Технологія RPA не потребує залучення ІТ-фахівців
Оскільки йдеться про роботизацію власне бізнес-процесів, може скластись хибне уявлення, що технологію роботизації можна запровадити силами бізнес-аналітиків без залучення ІТ-фахівців. Однак якщо навіть неозброєним оком поглянути на технологію RPA і ті проблеми, з якими може зіштовхнутись команда розробників, буде цілком очевидно, що самих лише знань і компетенцій з управління бізнес-процесами (Business Process Management, BPM) тут буде явно недостатньо.
Щоб розв’язувати комплексні завдання з роботизації бізнес-процесів, слід досконало знати й упевнено застосовувати мови програмування та принципи кодування. Особливо, коли йдеться про застосування в RPA когнітивних технологій – елементів машинного навчання та штучного інтелекту, в чому нерідко виникає потреба за обробки програмними роботами неструктурованих масивів даних (використання згаданих технологій якраз і уможливлює цю обробку).
Окрім того, управління бізнес-процесами та роботизація бізнес-процесів вимагають від фахівців принципово різних умінь і навичок. Мапування процесів у BPM і RPA мають також суттєво відмінну цільову спрямованість. Якщо в BPM-мапуванні головне – коректно вибудувана послідовність дій у процесі, то для RPA – правильно побудовані алгоритми. У RPA також важливий механізм тригерів – запуск робота за визначеною подією чи за розкладом (наприклад, перевірка пошти кожні дві хвилини або моніторинг появи документа на ShareDrive), у той час як для BPM є важливим фокус на описі вхідних і вихідних даних (input and output). У BPM процес проходить через відповідальних виконавців, а в RPA – через системи, додатки, інструменти та алгоритми, які розробляють розробники для запуску роботи програмного робота. Якщо в BPM для кроків у процесі, які вимагають прийняття рішень, достатньо однозначних відповідей «так» або «ні», то в RPA для отримання цих же однозначних відповідей слід передбачити низку правил і сценаріїв, за якими буде прийнято це рішення, і таких сценаріїв може бути декілька десятків.
До того ж, розробникам RPA нерідко доводиться зіштовхуватись із такими часом непередбачуваними технічними труднощами, як, скажімо, некоректно побудоване середовище розробки та тестування або недостатньо потужна віртуальна машина, на якій встановлено програмного робота та відповідні системи й додатки, з якими він працює, що – як наслідок – дає невисоку ефективність робота (обробка процесу або даних за одиницю часу). А це, своєю чергою, ставить під загрозу ефективність усього проекту з роботизації бізнес-процесу.
Із такими викликами, поза сумнівом, зможе справитись лише професійна команда RPA-розробників, що володіє відповідними технічними навичками, необхідними для 1) побудови алгоритмів програмних роботів, 2) побудови ефективної інфраструктури, розробки та впровадження когнітивних можливостей.
Іще декілька досить розповсюджених міфів щодо роботизації бізнес-процесів стосуються можливостей застосовності RPA-технології та її майбутнього. Вони виникають переважно через недостатню обізнаність із самою технологією та найновішими тенденціями її розвитку, що заважає багатьом організаціям подивитись на RPA як на справді революційний інструмент змін.
Міф 3. Роботизація бізнес-процесів має дуже вузьке застосування
Досить поширеним є упереджений погляд на технологію роботизації бізнес-процесів як на технологію з дуже обмеженим колом сфер застосування, яку неможливо запровадити у багатьох бізнес-секторах. Насправді технологія RPA застосовна в будь-якій індустрії, де існують ручні, повторювані та виконувані за певним розкладом (або за настання певної події) процеси. Завдяки роботизації їх перебіг можна істотно покращити, зменшивши водночас і видатки на їх утримання. Технологія роботизації застосовується в організаціях широкого спектру професійного спрямування та в багатьох секторах – банківській сфері й аудиті, у сферах охорони здоров’я та страхування, виробництва та роздрібної торгівлі, логістики та енергетики, нерухомості та будівництва, фармакології, ЗМІ та багатьох інших.
Міф 4. Технологія RPA – занадто високовартісна й невигідна інвестиція
Іще один з найрозповсюдженіших міфів про RPA, який нерідко стає перепоною до позитивних змін у багатьох бізнес-структурах, – це те, що роботизація занадто високовартісна технологія, тому в неї не варто інвестувати. При цьому до розрахунку загальної вартості RPA-проекту беруться такі складники, як вартість програмного забезпечення постачальника RPA-платформи, вартість розробки і вартість підтримки програмних роботів. Однак практичним досвідом уже неодноразово доведено, що переваги роботизації досить швидко (за 9-12 місяців від моменту впровадження) виправдовують вкладені інвестиції. Відбувається це за рахунок того, що програмний робот:
- здатен працювати 24/7;
- виконує завдання у багато разів швидше від людини;
- може замінити як мінімум 7-8 співробітників, які виконують той самий процес вручну;
- здатен виконувати велику кількість операцій і завдань різного рівня складності.
Варто також врахувати, що на процес скорочення загальних витрат в організації за впровадження роботизації безпосередньо впливатимуть і такі чинники, як:
- скорочення прямих і непрямих витрат, пов’язаних з утриманням персоналу (зарплата, податки, премії, лікарняні, організація робочого місця, страхування, тренінги, тощо);
- уникнення витрат на модернізацію ІТ та розробку нового функціоналу;
- скорочення операційних ризиків і підвищення загальної операційної продуктивності.
Міф 5. Роботизація бізнес-процесів – тимчасова тенденція
Попри популярність технології RPA у світі, дехто ще й сьогодні схильний дивитись на роботизацію бізнес-процесів як на до певної міри тимчасове явище. Однак, якщо ми поглянемо на історію розвитку технології та її сучасний стан, то без зайвих зусиль переконаємося, що це далеко не так. На сьогодні це хоч і нова, але достатньо зріла і стала технологія, яка й надалі активно еволюціонує і розвивається, впотужнюючись можливостями інших найсучасніших технологій – оптичного розпізнавання тексту, розпізнавання людського мовлення (Voice Recognition), аналізу даних (Data Analytics), машинного навчання та штучного інтелекту. Тож немає жодних реальних підстав пророкувати їй близьку минущість. Навпаки, технологія RPA бурхливо розвивається у всьому прогресивному світі, а в тих країнах, до яких досягнення технічного прогресу доходять із певною затримкою (Україна, на жаль, поки що у їх числі), ще тільки-но починає набирати оберти.
Тож роботизація бізнес-процесів, поза сумнівом, є на сьогоднішній день одним з найсучасніших технологічних рішень для бізнесу та одним з найефективніших інструментів створення цифрових працівників в організаціях будь-якого масштабу і професійного спрямування. А зважаючи на останні тенденції бурхливого розвитку RPA у напрямку посилення її когнітивної складової, вона буде ще довго залишатися у тренді найзапотребованіших технологій для оптимізації бізнес-процесів, заощадження часу й ресурсів та покращення загальної продуктивності.
Бажаєте дізнатись більше про Robotic Process Automation (RPA), будь-ласка, звертайтесь у наші офіси в Україні та Гонконзі!
Про Компанію «DMS Solutions»:
«DMS Solutions» ‒ український розробник програмного забезпечення у сфері електронного документообігу, перший український провайдер послуг у сфері роботизації бізнес-процесів та побудови систем управління програмними роботами. DMS Solutions працює на ринках Європи, Північної Америки та Азії і має офіси в Гонконзі та Україні.