Система електронного документообігу: основні характеристики платформи для системи управління документами нового покоління
У сучасному світі штучного інтелекту (ШІ) та швидкої цифрової трансформації автоматизація і машинне навчання стають основними темами обговорення. Однак, незважаючи на всі розмови, багато процесів обробки документів у бізнесі залишаються ручними та неефективними. Оскільки організації намагаються адаптуватися до дедалі складніших умов, потреба в комплексній системі управління документами (DMS) ніколи не була такою великою. Але не будь-яка Система Електронного Документообігу відповідає сучасним викликам. Щоб відповідати вимогам сучасного бізнесу, Система Електронного Документообігу повинна еволюціонувати, виходячи за межі простого сховища для файлів. Вона повинна слугувати динамічним, комплексним рішенням, що охоплює всі аспекти обробки документів, безпечної співпраці та контролю даних з можливостями на базі ШІ. По суті, сучасна Система Електронного Документообігу повинна не лише зберігати ваші документи, а й підтримувати ваші бізнес процеси, спростити операції та захистити ваші дані, при цьому бути масштабованою та адаптованою до змінних потреб вашого підприємства. Давайте розглянемо, як виглядає сучасний ландшафт управління документами та які ключові функції має мати Система Електронного Документообігу в сучасних реаліях.
Побудовано на передових технологіях
Система Електронного Документообігу повинна бути доступною в будь-який час і в будь-якому місці. У швидкому темпі сучасного світу бізнеси працюють з різних локацій — від головного офісу до віддалених офісів чи домашніх робочих місць. Саме тому сучасна Система Електронного Документообігу повинна бути веб-орієнтованою і доступною з будь-якого пристрою, в будь-якому місці. Вона повинна підтримувати безперервну, реальну співпрацю, незалежно від того, розподілені команди по всьому світу або працюють у русі. Використовуючи найновіші веб-технології, бізнеси можуть надати своїм співробітникам можливість безпечно отримувати доступ, керувати та ділитися документами без прив'язки до конкретного офісу чи мережі. Ця гнучкість є критично важливою для підтримання продуктивності в епоху гібридної роботи.
Інтелектуальне рішення: все, що вам потрібно, в одному фреймі
Вимоги до управління документами значно змінилися за останні роки. Сьогодні бізнеси вже не задовольняються фрагментованими рішеннями, які охоплюють лише одну частину життєвого циклу документа, ігноруючи інші. Натомість вони шукають всебічні системи управління документами (DMS), які надають комплексний набір інструментів, що охоплюють всі аспекти обробки документів від початку до кінця. Сучасна DMS повинна забезпечувати єдину, ефективну та безпечну платформу, яка спрощує операції та усуває необхідність використовувати кілька рішень.
Ось розподіл того, що сучасна DMS повинна пропонувати, щоб відповідати цим очікуванням:
- Індексація та сканування документів: Ефективна індексація та сканування документів є базовими функціями сучасної системи управління документами (DMS), що забезпечує систематичну організацію та легкий доступ до всіх документів. За допомогою індексації кожен документ позначається ключовими метаданими — такими як назви, дати, ключові слова, автори та категорії, що дозволяє швидко знаходити конкретні файли або фрагменти інформації, навіть у великих базах даних. Сканування перетворює фізичні документи на цифрові формати, які безперешкодно інтегруються в цифрові робочі процеси. Разом індексація та сканування усувають безлад фізичних паперів і зменшують час, який співробітники витрачають на пошук інформації, надаючи командам миттєвий доступ до даних, необхідних для ефективної роботи.
- Безпечне зберігання документів: Призначене для захисту чутливої інформації, забезпечуючи доступ лише авторизованим особам. Це передбачає багаторівневий підхід, що поєднує шифрування, контроль доступу та аудит для захисту даних на кожному етапі. Шифрування захищає документи під час передачі та зберігання, забезпечуючи, щоб неавторизовані особи не могли отримати доступ до даних. Гранулярні контролі доступу дозволяють адміністраторам визначати точні дозволи, обмежуючи доступ на основі ролей, відділів або конкретних потреб користувачів, так що лише призначені особи можуть переглядати, редагувати або ділитися певними документами.
- Функції електронного підпису: Електронний підпис є суттєвою функцією в системах управління документами (DMS), особливо коли вони безперешкодно інтегруються з настроюваними робочими процесами клієнтів для створення швидкого, безпечного та високоефективного процесу затвердження. Ця функціональність дозволяє користувачам електронно підписувати документи з будь-якої точки, усуваючи потребу у фізичних підписах і значно скорочуючи затримки, часто пов'язані з паперовими робочими процесами. Електронні підписи відповідають строгим регуляторним стандартам, надаючи їм таку ж юридичну силу, як і традиційним підписам, при цьому додаючи кілька рівнів безпеки, включаючи перевірку особи для відстеження кожного етапу процесу підписання. Інтегруючи функціональність електронного підпису, бізнеси можуть прискорити затвердження контрактів, спростити робочі процеси та підтримувати повністю цифрові, безпечні записи підписаних документів.
- Управління файлами та співпраця: Дозволяє командам працювати разом над документами безперешкодно, усуваючи потребу у ліцензіях на програмне забезпечення, таких як Microsoft Office. Включаючи вбудовані інструменти для роботи з популярними форматами файлів — такими як текстові документи, електронні таблиці, презентації та малюнки.
- Автоматизація бізнес процесів з управління документами без програмування: Сучасна DMS повинна пропонувати автоматизацію бізнес процесів без коду, дозволяючи нетехнічним користувачам створювати кастомні процеси за допомогою простого інтерфейсу. Це підвищує ефективність, зменшуючи ручні завдання та дозволяючи відділам спростити операції без залучення служби підтримки ІТ.
- Співпраця з документами з одночасним редагуванням і контролем версій. Співпраця в реальному часі є критично важливою для сучасних команд. DMS повинна підтримувати одночасне редагування та контроль версій, забезпечуючи, щоб кілька користувачів могли працювати над документами одночасно, відстежуючи зміни. Це запобігає помилкам і забезпечує прозорість, дозволяючи командам отримувати доступ до попередніх версій за потреби.
- На базі Штучного Інтелекту оптичне розпізнавання символів (OCR) для обробки напівструктурованих даних. AI-OCR дозволяє автоматичне зчитування даних з напівструктурованих документів, таких як рахунки. Це мінімізує ручний ввід даних і помилки, що дозволяє швидше обробляти інформацію та передавати зчитані дані до автоматизованих робочих процесів.
- Водяні знаки, штрих-коди та QR-коди для безпеки та доступу до даних. Для підвищення безпеки документів сучасні платформи DMS повинні включати водяні знаки для запобігання несанкціонованому поширенню, а також штрих-коди/QR-коди для зв'язування документів з додатковими метаданими або інформацією. Ці функції покращують як безпеку, так і відстеження документів.
- Інтелектуальний пошук документів. DMS повинна мати функцію інтелектуального повнотекстового пошуку, що дозволяє користувачам швидко знаходити конкретні фрагменти даних у документах. Це економить час і підвищує продуктивність, надаючи швидкі та точні результати пошуку.
- Автоматичне видалення та управління архівними документів. Щоб забезпечити відповідність і оптимізувати зберігання, та видалення недіючх документів - DMS повинна пропонувати настроювані політики зберігання документів. Ці політики автоматизують управління життєвим циклом документів, допомагаючи бізнесам безпечно зберігати або видаляти файли на основі регуляторних вимог і внутрішніх політик, зменшуючи витрати на зберігання та забезпечуючи відповідність вимогам.
- Надійна система безпеки. Сучасна DMS повинна включати надійну систему безпеки для захисту чутливих документів та обмеження доступу лише для авторизованих користувачів. Основні функції безпеки включають багатофакторну аутентифікацію (MFA); управління гранульованими правами доступу, що дозволяє точно контролювати, хто може переглядати, редагувати чи ділитися певними файлами, забезпечуючи, щоб чутлива інформація залишалася доступною лише для призначених осіб; і шифрування даних для забезпечення безпеки документів як у стані спокою, так і під час передачі, захищаючи від несанкціонованого доступу. Крім того, висока доступність забезпечує безперервний доступ до документів через резервні системи та можливості переключення, мінімізуючи час простою та підтримуючи доступ навіть під час збоїв системи.
- Динамічна організаційна структура та управління профілями користувачів. Ці можливості повинні базуватися на ролях та відповідальностях, дозволяючи настроювати доступ і дозволи відповідно до позиції кожного користувача в організації. Функція заступника є важливою, дозволяючи призначеним особам виконувати обов'язки під час хвороби або відпустки, забезпечуючи безперервність робочих процесів. Крім того, елементи соціального бізнесу — такі як підвищення продуктивності та заохочення більшої співпраці та ефективної роботи з документами.
З DMS, яка надає всі ці функції в єдиній платформі, бізнеси можуть уникнути складнощів, пов'язаних з використанням кількох інструментів, і зосередитися на досягненні операційної ефективності.
Потужна база даних для управління великими наборами даних
У міру розширення бізнесу зростає також обсяг і складність даних, які він генерує. Сучасна система управління документами (DMS) повинна бути побудована на гнучкій та масштабованій базі даних, щоб безперешкодно справлятися з цим зростанням. Традиційні реляційні бази даних часто мають проблеми з динамічною природою неструктурованих та напівструктурованих документів. Тому бази даних, такі як MongoDB — відомі своєю підтримкою динамічних схем і горизонтального масштабування — стали вибором для сучасних платформ DMS.
Динамічна схема MongoDB дозволяє зберігати документи у різних форматах без необхідності жорсткої, попередньо визначеної структури. Ця гнучкість є безцінною, оскільки типи документів і вимоги до даних еволюціонують, що дозволяє DMS адаптуватися без потреби в трудомістких і дорогих переробках бази даних. Наприклад, коли бізнес вводить нові форми чи типи документів, MongoDB може легко адаптуватися до цих змін, усуваючи необхідність у складних міграціях або структурних переналаштуваннях, які часто вимагаються традиційними реляційними базами даних.
Потужна база даних також потребує можливостей горизонтального масштабування, які MongoDB забезпечує через технологію шардінгу. Шардінг дозволяє розподілити дані між кількома серверами, забезпечуючи, що в міру збільшення обсягів документів система може ефективно додавати ресурси, а не перевантажувати один сервер. Це критично важливо для високопродуктивного управління документами, особливо для організацій, що управляють величезними обсягами даних або стикаються з швидким зростанням. Горизонтальне масштабування не тільки підтримує великі набори даних, але й підвищує високу доступність і стійкість, оскільки дані можуть реплікуватися між серверами для зменшення часу простою та забезпечення безперервного доступу до документів, навіть під час пікових навантажень або технічного обслуговування системи.
Гнучкі варіанти розгортання
Коли йдеться про управління документами, підхід "один розмір підходить усім" рідко спрацьовує, оскільки кожен бізнес має унікальні потреби, особливо щодо безпеки даних, доступності та масштабованості. Сучасна система управління документами (DMS) повинна пропонувати гнучкі варіанти розгортання, які дозволяють бізнесам вибрати між локальними та SaaS (Програмне забезпечення як послуга) конфігураціями, залежно від їх специфічних вимог.
Для організацій з суворими вимогами до безпеки чи відповідності локальне розгортання пропонує максимальний контроль, оскільки дані розміщуються в інфраструктурі компанії. Цей підхід дозволяє більшою мірою налаштовувати протоколи безпеки, адаптувати контроль доступу та відповідати конкретним регуляторним вимогам. Локальні рішення також можуть забезпечити спокій для бізнесів з чутливими даними, оскільки вони зберігають повний контроль над обробкою даних, їх зберіганням і планами відновлення після катастроф.
З іншого боку, розгортання SaaS пропонує високо масштабоване, хмарне рішення, яке є економічним та швидким у впровадженні. Ця модель надає миттєвий доступ з будь-якого місця, що є ідеальним для бізнесів з віддаленими або гібридними командами. Рішення SaaS зменшують потребу в внутрішніх ІТ-ресурсах, оскільки оновлення програмного забезпечення, технічне обслуговування та патчі безпеки управляються постачальником, звільняючи цінний час і бюджет для інших пріоритетів. Крім того, розгортання SaaS дозволяє компаніям легко масштабувати свої можливості управління документами в міру зростання потреб бізнесу, додаючи сховище або функції без необхідності значних інвестицій в інфраструктуру.
З гнучкістю вибору між локальним розгортанням для посиленого контролю та SaaS для швидкого масштабування бізнеси можуть впроваджувати DMS, яка відповідає їх пріоритетам безпеки, оперативним потребам і цілям зростання. Цей адаптивний підхід до розгортання забезпечує організаціям можливість знайти правильний баланс між безпекою, доступністю та економічною ефективністю, дозволяючи DMS підтримувати змінні вимоги бізнесу з часом.
Відкритий API
Інтеграція API є життєво важливою функцією для сучасних систем управління документами (DMS), яка забезпечує безперебійну взаємодію з іншими бізнес-додатками та значно підвищує продуктивність, точність даних і співпрацю. API діють як мости між DMS та різними зовнішніми системами, такими як CRM, ERP, програмне забезпечення для управління проектами та підтримки клієнтів, полегшуючи безперешкодний обмін документами та даними між платформами. Ця інтеграція усуває повторний ввід даних, прискорює робочі процеси та зменшує людські помилки, що робить можливим для команд отримувати доступ і ділитися актуальною інформацією між відділами в реальному часі. Наприклад, команди з продажу, які використовують CRM-інструменти, та фінансові команди, які користуються ERP-програмним забезпеченням, можуть працювати з тими ж документами без перемикання між платформами, сприяючи співпраці та прозорості в організації. API також забезпечують консистентність і точність даних, автоматично синхронізуючи інформацію, що є критично важливим для відповідності та точного звітування. Окрім базової зв'язності, потужна функціональність API дозволяє бізнесам налаштовувати інтеграції DMS відповідно до унікальних потреб відділів, створюючи кастомні робочі процеси, які роблять систему більш універсальною та цінною. У міру зростання бізнесу інтеграція API забезпечує DMS адаптивність до нових інструментів і систем, забезпечуючи масштабованість без порушення робочих процесів. Ця адаптивність є важливою для підтримання актуальності та функціональності, оскільки вимоги організації еволюціонують.
З сучасною DMS організації можуть зменшити операційну складність, захистити критично важливі дані та підвищити продуктивність, що забезпечить їм успіх у швидко змінному, цифровому світі. DMS майбутнього вже тут сьогодні, забезпечуючи стратегічну перевагу для бізнесу, готового прийняти наступну хвилю трансформації. Завдяки рішенню, такому як elDoc, бізнеси можуть оптимізувати та автоматизувати обробки документів за допомогою ШІ, що виходить за межі простого управління та зберігання документів. Завдяки AI-потужному OCR для обробки неструктурованих даних, інтелектуальному пошуку для миттєвого отримання інформації та потужній базі даних, як MongoDB, яка підтримує динамічні структури та величезну масштабованість, сучасна DMS пропонує готову до майбутнього структуру, яка росте разом із бізнесом. Висока доступність і гнучкі варіанти розгортання забезпечують бізнесам контроль над своїми даними — чи то локально, чи через SaaS-рішення — забезпечуючи адаптивність для задоволення змінних вимог щодо безпеки, відповідності та операційної ефективності.
Бажаєте дізнатися більше про платформу elDoc - будь ласка, зв'яжіться з нами та отримайте безкоштовну пробну версію – «elDoc Online»
Про elDoc
«elDoc» - універсальне SaaS-рішення для вирішення ваших завдань з обробки документів за допомогою передових функцій, таких як електронні підписи, автоматизація документообігу, безпечне управління файлами та обробка документів за допомогою штучного інтелекту:
- Єдина цифрова платформа, розроблена для безперешкодного вирішення всіх ваших завдань з обробки документів.
- Доступна з першого дня як SaaS-рішення, elDoc дозволяє вам розпочати ваш шлях автоматизації миттєво, отримуючи безперебійність та швидку окупність без додаткових інвестицій або потреби в обслуговуванні.
- Безкодові можливості автоматизації документообігу та вбудований Конструктор процесів - для швидкого створення різноманітних кастомних процесів обробки / погодження та підписання документів без залучення розробників та написання жодного рядка коду.
- Архівування та зберігання документів - з можливостями створення розгалуженої системи папок та підпапок, управління даними і контентом та потужної системи пошуку контенту, у т. ч. повнотекстового пошуку (Full-Text Search).
- Спільна онлайн-співпраця над документами (створення, попередній перегляд, спільне онлайн-редагування, затвердження документів).
- Гранульоване управління правами доступу до файлів і папок - на основі найкращих світових практик у сфері інформаційної безпеки.
- Управління документами з будь-якого робочого місця та в будь-який час 24/7 та багато ін. автоматизованих можливостей.
- Використовують високопродуктивні організації та державні установи по всьому світу.