Інтелектуальна обробка документів: основні виклики

Попри те, що багато високоефективних організацій протягом останнього десятиліття вкладають значні кошти в оптимізацію бізнес-процесів шляхом залучення різних програм трансформації, таких як e2e реінжиніринг, Lean & Six Sigma, оптимізація / райтсайзинг бізнесу та ін., залишається ще багато бізнес-процесів, заснованих на паперовому документообігу, які протягом багатьох років були поза межами програм з автоматизації, зокрема:

  • Оформлення / реєстрація нових клієнтів / постачальників / персоналу / кандидатів
  • Верифікація даних клієнтів / постачальників / персоналу / кандидатів
  • KYC (know-your-customer) верифікація
  • Перевірка даних клієнта / постачальника на відповідність нормативним вимогам
  • Обробка та проведення рахунків / квитанцій
  • Обробка позовів

Щоб краще зрозуміти ключові виклики в галузі інтелектуальної автоматизації процесів обробки документів, розглянемо найпоширеніший процес, який застосовується в будь-якій галузі, – «оформлення / реєстрація нових клієнтів / постачальників», який наша Компанія мала змогу автоматизувати для одного з наших клієнтів шляхом використання можливостей OCR, комп’ютерного бачення, машинного навчання, можливостей BPM та управління документами, що інтегровані в єдине рішення з інтелектуальної обробки документів - «elDoc». Нижче перелічено основні виклики та ключові моменти (технічні можливості рішення), які слід врахувати та впровадити з метою досягення цілей впровадження автоматизації з інтелектуальної обробки документів.

Виклик № 1 (різні типи документів)
Процес оформлення / реєстрації нових клієнтів чи постачальників завжди пов’язаний з різними типами документів, що подаються клієнтом або постачальником: паспортні дані, ідентифікаційний код, різні форми заяв, статутні декларації, установчі документи тощо. Усі документи, що надаються клієнтом або постачальником у рамках згаданого процесу, за своєю природою є різного типу, форми та способу компонування.
Рішення: цільове автоматизоване інтелектуальне рішення повинно мати потужні технічні можливості з тим, щоб класифікувати документи за типом і характером, захоплювати необхідні поля з конкретного документа, застосовуючи підхід на основі шаблонів або без шаблонів залежно від типу зображення та його складності.

Виклик № 2 (низька якість відсканованих документів)
Документи, що подаються клієнтом або постачальником, мають різну якість, і в більшості випадків якість відсканованого документа нижче середньої. Документи, подані клієнтом або постачальником, скануються або через мобільні пристрої, або за допомогою невисокоякісних сканерів, що створює зображення із зайвими артефактами, шумами, неправильним обертанням.
Рішення: цільове автоматизоване інтелектуальне рішення повинно бути здатним очищувати зображення від зайвих артефактів, обертати зображення, масштабувати, де це потрібно.

Виклик / Проблема № 3 (багатосторінкові документи)
Більшість документів, що потребують інтелектуальної автоматизації, – це документи на декількох сторінках (а інколи і до сотні сторінок), де вміст або таблиці з вмістом охоплюють різні сторінки, що ускладнює отримання правильних даних з документа.
Рішення: цільове автоматизоване інтелектуальне рішення повинно бути здатним зрозуміти, що документ може бути багатосторінковий та потрібні дані можуть бути розміщені на будь-якій наступній сторінці.

Виклик / Проблема № 4 (недостатній рівень розпізнавання точності даних)
Більшість модулів OCR, які використовуються для розпізнавання даних зі сканованих документів, є нижчими за допустимий поріг, що ускладнює досягнення принаймні 80%-90% автоматизації.
Рішення: поряд з вибором модулю OCR, який потрібно використовувати для інтелектуального автоматизованого рішення, необхідно також доповнити можливості OCR додатковим передовим стеком технологій, такими як комп’ютерне бачення (Computer Vision) та машинне навчання (Machine Learning) для досягнення більших результатів та більш високого рівня автоматизації.

Виклик / Проблема № 5 (управління правами доступу та безпека)
Не всі бізнес-користувачі в організації мають права доступу до документів, визначених для автоматизації. Права доступу надаються вибірково за типом документа та / або відповідно до ролей та обов’язків, визначених організацією.
Рішення: цільове автоматизоване інтелектуальне рішення разом з можливостями інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing, IDP) повинно також мати можливості управління правами доступу, що забезпечують найвищі стандарти безпеки та контролю доступу при розгортанні інтелектуального автоматизованого рішення в організації.

Проекти з інтелектуальної автоматизації чекають ще багато інших викликів. Однак використання правильного стеку технологій та технічних можливостей може забезпечити досягнення найбільшого успіху та найвищого рівня автоматизації для інтелектуальної обробки документів.

Більше інформації про інтелектуальну обробку документів elDoc – Intelligent Integrated Platform ви можете знайти, перейшовши за наступним посиланням – elDoc

Про Компанію «DMS Solutions»:
Компанія «DMS Solutions» є технологічною продуктовою компанією, розробником інтегрованої платформи для інтелектуальної автоматизації процесів обробки документів (IDP – Intelligent Document Processing & Document Workflow Automation) - «elDoc».

Ми - перший український провайдер послуг у сфері роботизації бізнес-процесів (Robotic Process Automation, RPA), побудови систем управління програмними роботами та інтелектуальної обробки документів. DMS Solutions працює на ринках Європи, Північної Америки та Азії і має офіси в Гонконзі та Україні. DMS Solutions є офіційним Золотим Партнером «UiPath» та реселлером програмного забезпечення «UiPath» в Україні.