Інтелектуальна обробка документів чи класичний документообіг: як організаціям забезпечити комплексну обробку документів?
Ручна обробка документів нині неминуче відходить в минуле, поступаючись місцем сучасним технологічним рішенням для управління документами й бізнес-процесами. Уже не тільки комерційні компанії, а й державні установи повсюдно прагнуть автоматизувати свою роботу з документами, дедалі більше розуміючи, що обробляти документи вручну (особливо з уваги на постійне зростання їх обсягів), – економічно невигідно і неефективно, трудомістко і непрактично.
Які можливості для оптимізації обробки документів дають сучасні рішення з автоматизації процесів документообігу?
Не претендуючи на повноту переліку, нижче перерахуємо лише деякі основні з них:
- Можливість створювати різноманітні форми документів та пов’язувати їх між собою за типом контенту;
- Автозаповнення документів та стандартизація шаблонів документів у різних організаційних підрозділах;
- Спільна онлайн-робота з документами: можливість створювати й ділитися документами з колегами, спільно редагувати, погоджувати та відстежувати хід роботи над ними в режимі реального часу;
- Централізоване управління документообігом та бізнес-процесами зі встановленням гранульованого доступу до документів лише для уповноважених користувачів;
- Централізований архів документів з можливістю розумного пошуку в ньому за ключовими словами; тощо.
Ілюстративний приклад: cпільна онлайн-робота та редагування документів
Поряд з рішеннями з автоматизації документообігу на ринку з’являються інноваційні рішення з інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing, IDP) , побудовані на когнітивних технологіях, – штучного інтелекту (AI), комп’ютерного бачення (Computer Vision), оптичного розпізнавання символів (Optical Character Recognition) та машинного навчання (Machine Learning). Завдяки вбудованим функціям розпізнавання та зчитування даних зі сканованих або цифрових документів вони дозволяють організаціям за короткий час оптимізувати процеси обробки навіть найскладніших документів, роблячи цей процес повністю автоматизованим – зчитувати необхідні дані з різних типів і видів документів із занесенням їх у системи, класифікувати різнопланові документи за типом, здійснювати пакетну обробку документів та багато іншого.
Ілюстративний приклад: зчитування цільових даних з рахунку на оплату
Які можливості для оптимізації обробки документів дають сучасні рішення з інтелектуальної обробки документів?
Завдяки використанню алгоритмів штучного інтелекту та вдосконалених математичних моделей сучасні IDP рішення дозволяють з високим ступенем точності обробляти документи, здійснюючи із цією метою, зокрема:
- Попередню обробку документів з метою покращення / вдосконалення якості зображень;
- Зчитування цільових даних з документів та перетворення отриманих даних у необхідний формат;
- Класифікацію та зчитування потрібних даних з різнотипних, складних за структурою та / або багатосторінкових документів;
- Пост-обробку зчитаних даних і їх автоматичну валідацію;
- Побудову аналітики та звітності за завантаженістю черги розпізнавання документів; тощо.
Ілюстративний приклад: класифікація документів та зчитування з них цільових даних
Чи можливо поєднати BPM та IDP-функціонал в одній платформі?
Поки постачальники когнітивних рішень з інтелектуальної обробки документів змагаються між собою в якості та точності зчитування даних з різноманітних типів документів, а вендори BPM-систем – у якнайтонших кастомних налаштуваннях документообігу, у рядових бізнес-користувачів, що тільки-но перебувають у пошуку ефективного рішення з автоматизованої обробки документів, цілком справедливо виникає питання: якому ж з рішень (BPM чи IDP) віддати перевагу? Чи можливо поєднати функції класичного управління документами й бізнес-процесами (Business Process Management, BPM) та IDP-функціонал в одній платформі з тим, щоб забезпечити комплексну обробку документів?
Так! Сучасні автоматизовані платформи дозволяють поєднати BPM та IDP-функціонал в одному інтегрованому рішенні (платформі) і тим самим дають сьогодні змогу розв’язати непросту дилему та значно полегшити вибір користувачам. Отже, питання «або – або» більше не повинно стояти. Питання лише у виборі правильного автоматизованого рішення, яке дозволяло б максимально ефективно забезпечити обробку найскладніших типів документів, вивільнивши людину від марудної механічної роботи на клієнтоорієнтовану діяльність та інші види діяльності з більшою доданою вартістю для організації.
Які переваги інтегрованого рішення для цілісної обробки документів?
Застосування комплексного рішення для автоматизації документообігу дозволить отримати all-in-one – увесь необхідний функціонал для цілісної обробки документів в одному рішенні. До того ж забезпечене всім можливим функціоналом комплексне рішення від одного постачальника дозволить заощадити кошти на сукупному володінні рішенням. А з позицій користувача – єдиний користувацький інтерфейс, всі потрібні документи, у т. ч. архів документів з розумним контекстним пошуком у ньому, в одному місці – погодьтесь, все це надзвичайно зручно, чи не так?..
Більше інформації про elDoc – інтегровану інтелектуальну автоматизовану платформу для розуміння документів, автоматизації процесів документообігу та обробки документів ви можете знайти за наступним посиланням – elDoc
Про «elDoc»
«elDoc» – інтегрована інтелектуальна автоматизована платформа для розуміння документів, автоматизації процесів документообігу та управління контентом з будь-якого робочого місця. «elDoc» – це рішення корпоративного рівня, доступне як SaaS та on-prem, для комплексної інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing) та управління бізнес-процесами (Business Process Management). elDoc оснащений когнітивними технологіями (штучним інтелектом, комп’ютерним баченням), які допомагають інтелектуально зчитувати дані зі сканованих та цифрових документів будь-якої складності з подальшою їх комплексною обробкою.
Бажаєте перевірити, як інтелектуальна обробка документів працює на практиці, – отримайте безкоштовну пробну версію elDoc уже зараз – «elDoc Online»
Про «DMS Solutions»
Компанія «DMS Solutions» – розробник інтегрованої інтелектуальної автоматизованої платформи для розуміння документів, автоматизації процесів документообігу та управління контентом з будь-якого робочого місця – «elDoc».
Ми – перший український провайдер рішень у сфері інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing). Ми використовуємо технології комп’ютерного бачення, машинного навчання та штучного інтелекту з метою створення потужної цифрової робочої сили для забезпечення конкурентних переваг вашого бізнесу на ринку. «DMS Solutions» є офіційним глобальним Advanced Technology UiPath Alliance Partner та Technology Blue Prism Alliance Partner у сфері інтелектуальної обробки документів (Intelligent OCR).