Інтелектуальна обробка документів: розпізнавання та зчитування даних з актів виконаних робіт
Акти виконаних робіт (наданих послуг) є важливою ланкою бухгалтерського обліку на кожному підприємстві будь-якої форми власності. Вони належать до т. зв. первинних документів, що містять відомості про здійснену господарську операцію та підтверджують факт виконання певних робіт / надання послуг. Це обов’язковий тип документа для оформлення проведених господарських операцій і через це, певно, – один з найрозповсюдженіших у кожній організації. На підставі актів виконаних робіт (наданих послуг) формуються показники доходів сторони виконавця та витрат замовника, а відтак – податкового обліку та податкової звітності усіх суб’єктів господарської діяльності. Тому для кожної організації / суб’єкта господарювання надзвичайно важливо забезпечити своєчасність і точність обробки цього типу документів.
Зі зростанням обсягів документів у кожній організації, з одного боку, та за сучасних можливостей технологій автоматизованої обробки документів, з іншого, – ручна обробка таких документів стає надзвичайно трудомісткою, витратною і неефективною. Про те, як спростити та оптимізувати обробку актів виконаних робіт (наданих послуг), комплексно автоматизувавши весь процес за допомогою сучасних, доступних на ринку рішень з інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing, IDP) і поговоримо в наступному матеріалі.
Що таке автоматизована обробка актів виконаних робіт (наданих послуг)?
Автоматизована обробка актів виконаних робіт (наданих послуг) – це процес інтелектуального зчитування за допомогою спеціального програмного забезпечення та без участі людини потрібних цільових даних з актів із занесенням цих даних у систему з метою оптимізації часу й точності обробки цього типу документів. На відміну від звичайного OCR (технології оптичного розпізнавання символів), інтелектуальне зчитування даних дає можливість зчитування не всіх, а саме потрібних / визначених даних з конкретного документа або певного типу документів.
Наочний приклад: зчитування цільових даних з акта приймання-здачі виконаних робіт (надання послуг)
Які існують найпоширеніші формати актів виконаних робіт (надання послуг) та обробку яких з них можна автоматизувати?
Кожна організація має свою, до певної міри вироблену й сталу форму акта виконаних робіт (наданих послуг) для своїх власних замовників. Однак акти виконаних робіт, що надходять у кожну організацію від різних постачальників та виконавців робіт і надавачів послуг, як правило, різняться за формою та структурою. Ці документи, хоч і містять такі обов’язкові реквізити, як-от: назва та номер акта, місце й дата складання, назви сторін – суб’єктів господарської діяльності (виконавця і замовника), зміст та обсяг наданих послуг, одиницю виміру, посади підписантів, банківські реквізити й адреси відповідальних сторін, відсилання на договір (номер, дата), відповідно до якого виконується господарська операція, та ін., однак форми актів варіюються, і на сьогодні немає єдиного законодавчо затвердженого бланку. Крім того, це документи найрізноманітніших, у т. ч. неструктурованих форматів, різної, часом не досить високої якості, – особливо у випадку, якщо вони надходять у формі сканів, – PDF, PNG або JPEG-файлів, повідомлень по факсу чи електронній пошті, у вигляді багатосторінкових файлів, що містять, крім власне акта, інші типи документів, і под.
Здавалося б, безнадійно навіть мріяти про можливості автоматизованої обробки настільки різних за формою та якістю документів. Проте з появою сучасних когнітивних рішень для інтелектуальної обробки документів та зчитування з них цільових даних, побудованих на основі штучного інтелекту (AI), комп’ютерного бачення (Computer Vision), оптичного розпізнавання символів (Optical Character Recognition) та машинного навчання (Machine Learning), – це все стає можливим. Вибір лише за правильною платформою з обробки документів, яка була б спроможна зчитувати дані з актів виконаних робіт (наданих послуг) незалежно від їх форматів.
Пропонуємо переглянути нижче коротке демо-відео, як здійснюється на практиці автоматизована обробка актів виконаних робіт (надання послуг) від різних постачальників на прикладі інтелектуальної інтегрованої платформи для обробки документів elDoc: Автоматизована обробка актів виконаних робіт
Ілюстративний приклад автоматизованої обробки актів виконаних робіт (надання послуг)
Для отримання потрібного результату перед обробкою документів необхідно лише здійснити кілька простих налаштувань – вказати, які поля / дані необхідно отримати з певного типу документа, і elDoc зможе класифікувати акти виконаних робіт (наданих послуг) за типом та автоматично зчитувати дані з найскладніших за формою актів.
Головні переваги автоматизованої обробки актів виконаних робіт (надання послуг)
Автоматизація обробки актів виконаних робіт (наданих послуг) має цілу низку переваг порівняно з їх ручною обробкою, зокрема дозволяє:
- усунути / мінімізувати помилки, неминучі при обробці актів вручну людиною, особливо в періоди пікових (сезонних) навантажень по обробці такого типу документів та / або великій кількості документів в організації;
- скоротити загальний час обробки актів виконаних робіт (наданих послуг), а відтак підвищити загальну операційну ефективність обробки такого типу документів в організації;
- знизити операційні витрати на обробку актів виконаних робіт (наданих послуг);
- вивільнити людський ресурс фінансових та закупівельних відділів / департаментів з метою зосередження на завданнях з більшою доданою вартістю;
- усунути ризики загублення / втрати актів виконаних робіт (наданих послуг) або потрібних даних;
- забезпечити централізоване управління актами виконаних робіт (наданих послуг) та доступ до цих документів лише уповноважених працівників організації – у повній відповідності з вимогами інформаційної безпеки; тощо.
Підсумки:
Отже, автоматизована обробка актів виконаних робіт (наданих послуг) значно спрощує і оптимізує процес обліку й обробки цього типу документів та – як результат – дозволяє організаціям заощадити значні ресурси й підвищити продуктивність. Однак автоматизована інтелектуальна обробка документів не обмежується тільки обробкою одного типу документів – зокрема актів, які б складними за формою вони не були. Справжня IDP призначена для обробки складних документів різного характеру, структури та якості, що містять велику кількість неструктурованих даних найрізноманітнішого походження – рахунки на оплату, банківські виписки та квитанції, рахунки за комунальні послуги від різних постачальників, службові звіти, аплікаційні документи й под. Тому при виборі автоматизованого рішення для обробки актів виконаних робіт (наданих послуг) важливо також врахувати, щоб у ньому була передбачена можливість масштабування – для обробки найрізноманітніших та найскладніших форм документів.
Бажаєте перевірити, як автоматизована обробка документів працює на практиці? – Отримайте безкоштовну пробну версію elDoc!
Про «elDoc»
«elDoc» – інтегрована інтелектуальна автоматизована платформа для розуміння документів, автоматизації процесів документообігу та управління контентом з будь-якого робочого місця. «elDoc» – це рішення корпоративного рівня, доступне як SaaS та on-prem, для комплексної інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing) та управління бізнес-процесами (Business Process Management). elDoc оснащений когнітивними технологіями (штучним інтелектом, комп’ютерним баченням), які допомагають інтелектуально зчитувати дані зі сканованих та цифрових документів будь-якої складності з подальшою їх комплексною обробкою.
Про «DMS Solutions»
Компанія «DMS Solutions» – розробник інтегрованої інтелектуальної автоматизованої платформи для розуміння документів, автоматизації процесів документообігу та управління контентом з будь-якого робочого місця – «elDoc».
Ми – перший український провайдер рішень у сфері інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing). Ми використовуємо технології комп’ютерного бачення, машинного навчання та штучного інтелекту з метою створення потужної цифрової робочої сили для забезпечення конкурентних переваг вашого бізнесу на ринку. «DMS Solutions» є офіційним глобальним Advanced Technology UiPath Alliance Partner та Technology Blue Prism Alliance Partner у сфері інтелектуальної обробки документів (Intelligent OCR).