Роботизація процесів документообігу: новий погляд на електронний документообіг (Част. 11)
Автоматизація бізнес-процесів та впровадження систем електронного документообігу вже давно стали нашою буденністю. Вщухли навіть дискусії на тему доцільно чи недоцільно їх впроваджувати, особливо коли йдеться про великі підприємства, де документи продукуються у великих кількостях щодня. Ті компанії, які запровадили у себе електронний документообіг, уже мали змогу відчути всі незаперечні переваги й зручності цього способу обміну документами та навряд чи погодилися б сьогодні повернутись до традиційних паперових носіїв. У тих же організаціях, які ще тільки-но зважуються перейти на СЕД, вагання з’являються переважно лише на етапі вибору найбільш відповідної для них системи з-поміж наявних на ринку.
Функціонал багатьох сучасних СЕД вивірений багаторічною практикою шліфування й вдосконалення відповідно до конкретних потреб кінцевих споживачів. Практично всі системи мають свою усталену структуру, набір шаблонів і функціональних можливостей, як також і свої переваги та недоліки. Здавалося б, нині СЕД досягли верхньої межі своїх можливостей і приречені лише на вдосконалення зручності й простоти для користувачів.
Однак з появою в інформаційному світі таких нових технологій, як роботизація бізнес-процесів (Robotic Process Automation, RPA), машинне навчання (Machine Learning, ML), застосування в програмуванні елементів штучного інтелекту (Artificial Intelligence, AI) та вдосконалення технологій OCR (Optical Character Recognition) навіть старий добрий електронний документообіг має всі шанси отримати «друге дихання» та кардинально новий виток розвитку. Сучасні технології цілком дозволяють інтегрувати програмного робота в СЕД з тим, щоб останній перейняв на себе частину рутинних механічних дій із документом, які до цього виконувала людина.
Для наочнішого розуміння, як технологія роботизації бізнес-процесів може посилити й покращити наявну функціональність систем електронного документообігу, пропонуємо розглянути наступний приклад (бізнес-кейс) – опрацювання вхідної документації, її обробка, затвердження та архівування.
Як виглядає процес використання людського ресурсу у класичній схемі СЕД?
Дії працівника-людини:
- Працівник відповідного структурного підрозділу (надалі – працівник) отримує через електронну пошту дані у вигляді сканованого документа.
- Працівник опрацьовує вхідні електронні повідомлення, зберігаючи документи у відповідних (тимчасових) електронних директоріях.
- Працівник по черзі відкриває документи та вносить документи або дані з них у СЕД.
Автоматизовані дії в СЕД:
- Ініційовані працівником документи автоматично розсилаються на погодження, затвердження та перевірку відповідним уповноваженим особам з накладанням необхідних резолюцій.
- Після опрацювання та затвердження документи розміщуються відповідно до заданих регламентів в архіві.
Під час опрацювання документів, як правило, виникають випадки, коли в документах відсутні дані або будь-яка інша ключова інформація, без якої неможливе їхнє подальше опрацювання. Тож на цьому етапі працівник ідентифікує, якої інформації бракує, та здійснює відповідний запит шляхом направлення електронного поштового повідомлення на контрагента / клієнта / партнера з метою отримання необхідної інформації, щоб завершити ініційований процес.
Як же може виглядати такий процес без залучення людського ресурсу, лише з використанням технології роботизації бізнес-процесів та СЕД?
Усе дуже просто! Конфігурується програмний робот, інтегрований у СЕД, який здатен виконати перелічені вище дії, що здійснюються працівником за межами системи електронного документообігу.
Із наочним, дуже подібним до наведеного сценарію, прикладом роботи програмного робота в СЕД можна ознайомитись тут:
Отже, питання полягає не стільки в тому впроваджувати чи не впроваджувати автоматизовані рішення для організації документообігу. Йдеться про отримання якнайбільших інноваційних вигід від цього процесу, які на сьогодні відкривають сучасні технології роботизації. На СЕД потрібно поглянути нині під іншим кутом зору – із погляду незаперечних та навіть подвійних вигід від їхньої інтеграції з можливостями програмних роботів. Порівняно із класичними версіями електронного документообігу такі роботизовані СЕД мають сьогодні безперечні конкурентні переваги.
Бажаєте дізнатись більше про нові можливості СЕД, будь-ласка, звертайтесь у наші офіси в Україні та Гонконзі!
Про Компанію «DMS Solutions»: DMS Solutions - є українським розробником програмного забезпечення системи електронного документообігу elDoc. Ми - перший український провайдер послуг у сфері роботизації бізнес-процесів (Robotic Process Automation, RPA) та побудови систем управління програмними роботами. DMS Solutions працює на ринках Європи, Північної Америки та Азії і має офіси в Гонконзі та Україні.