Роботизація бізнес-процесів: розрахунок RoI (Return on Investment) в RPA проектах (Частина 10)
Robotic Process Automation (роботизація бізнес-процесів) є на сьогодні однією з найбільш обговорюваних і найперспективніших технологій у сфері автоматизації бізнес-процесів. Хтось сумнівається в ефективності програмної роботизації, а хтось готовий без жодних роздумів і розрахунків розпочати повномасштабне розгортання цієї нової на ринку технології. І першим, і другим доречно буде підійти до питання зважено й намагатися оцінити потенційно досяжний ефект, який у корпоративному світі позначається терміном RoI (Return on Investment). Про це і йтиметься в сьогоднішньому блозі.
Наш практичний досвід показує, що чим менше замовник знайомий з теорією і практикою застосування програмних роботів, тим віддаленіші від «істинних» результати розрахунку RoI він може отримати. Причому відхилення можуть бути як в плюс, так і в мінус.
Давайте, для прикладу, докладно розглянемо одну з найрозповсюдженіших помилок – спробу порівнювати одного робота з одним співробітником. Нібито всі маркетингові матеріали тільки про це й стверджують: програмні роботи – це ваші цифрові співробітники. Однак вважати так не зовсім коректно. Нерідко також від керівників підрозділів, де використовується наймана праця, можна почути: «мені дешевше утримувати працівника на близькій до мінімальної зарплатні, ніж витрачатися на впровадження якихось роботів». Якщо ми чуємо таке твердження від наших клієнтів, значить саме час докладно проговорити з ними, як працюють роботи і які витрати слід враховувати й порівнювати.
Які ж витрати має компанія на співробітника, який працює в офісі?
1. Прямі витрати:
- зарплата;
- податки на зарплату, єдиний соціальний внесок тощо;
- премії, винагороди;
- компенсація лікарняних;
- оплачувана відпустка.
2. Непрямі витрати:
- оренда офісу, охорона;
- комунальні платежі;
- робоче місце (меблі, телефонія, комп’ютер, програмне забезпечення, ІТ-інфраструктура).
3. Додаткові (опціональні) витрати:
- соціальні зобов’язання роботодавця (страхування, корпоративні заходи);
- тімбілдінги, тренінги, навчання, сертифікація.
Тож, очевидно, що напряму порівнювати зарплату співробітника й вартість робота буде некоректно.
Але навіть якщо ми точно змогли розрахувати витрати на одного співробітника, чи можемо ми просто помножити цю суму на кількість вивільнених співробітників? Відповідь на це питання напряму залежить від бізнес-процесу. Трапляються ситуації, коли один або кілька співробітників виконують у компанії тільки один бізнес-процес, і при цьому їхня трудова зайнятість складає 100%, а саме: 8 годин на день протягом 20 робочих днів на місяць. Бувають й інші ситуації, коли один співробітник може бути задіяний на 20% в одному процесі, на 40% в іншому і т. д. У цьому випадку ми можемо говорити, що роботизація одного процесу вивільняє в компанії, наприклад, 0,4 FTE (Full Time Equivalent – співробітник, що працює повний робочий день). Роботизація іншого процесу – 0,3 FTE, тощо. Щоб економічний ефект від роботизації став для компанії відчутним, а не вимірювався вільним часом співробітників, частину роботи яких перейняли на себе роботи, слід за підсумками роботизації бізнес-процесів проводити перерозподіл завдань серед співробітників. І тільки після цього компанія може отримати повністю вивільненого співробітника, що дозволяє, наприклад, перевести його в інший департамент, замість того, щоб наймати туди нового співробітника.
Тепер спробуємо означити витрати, які несе компанія за впровадження й експлуатації роботів:
1. Прямі витрати:
- Вартість придбання ліцензій. Як правило, ПЗ для роботів ліцензується на 1 рік.
- Вартість сервісу з роботизації бізнес-процесу, куди входять усі етапи – від аналізу процесу до введення роботів у промислову експлуатацію. Цей етап може виконуватися як зовнішнім провайдером послуг із роботизації, так і силами компанії.
- Вартість підтримання роботів в актуальному робочому стані. Бізнес-процеси в кожній компанії змінюються, і роботів слід налаштовувати під змінені умови.
2. Непрямі витрати:
- Роботам також потрібне робоче місце, правда, віртуальне. Як правило, це віртуальна машина в дата-центрі, на якій повинна бути встановлена операційна система й ті додатки, з якими робот буде взаємодіяти.
- Витрати на електроенергію та обслуговування віртуальної машини з боку ІТ-департаменту.
За розрахунку RoI важливо розуміти, що ви не будете зупинятися на роботизації одного-двох процесів, і роботи працюватимуть у вашій компанії роками, обробляючи десятки, якщо не сотні бізнес-процесів. Відповідно, витрати на сервіс із роботизації правильно прораховувати на декілька років, протягом яких бізнес-процес гарантовано буде актуальным. Витрати на ліцензії також слід відносити на кілька процесів, які роботизуються, оскільки робот може працювати 24 години на добу, виконує операції швидше за людину, і, відповідно, буде здійснювати декілька процесів по черзі. Слід також відмітити, що в 99% випадків некоректно вважати, що один робот = один процес.
На показник RoI на початковому етапі сильно впливає і політика ліцензування роботів з боку вендорів. Так, деякі вендори продають роботів пакетами від 10 шт. Це цілком прийнятний пакет для великої корпорації, але компанія середнього рівня може почати свій проект з набагато меншою кількістю роботів (2–3 ліцензії) і нарощувати їх кількість поступово, мірою готовності алгоритмів роботизації бізнес-процесів. У цьому випадку платити за роботів, що простоюють в очікуванні, поки для них підготують алгоритми, немає ніякого сенсу. Відповідно, важливо правильно розрахувати кількість і обсяг процесів, які планується роботизувати, на період часу, для якого здійснюється розрахунок RoI. Слід також пам’ятати, що існують ще й open source рішення (рішення, побудовані на відкритому коді), які дозволяють створювати роботів, зовсім не інвестуючи в ліцензії, але це тема окремого матеріалу, оскільки в open source рішеннях наявні як свої плюси, так і мінуси.
До чинників, що непрямо впливають на RoI, також можна віднести:
- Підвищення швидкості опрацювання процесів. Якщо, наприклад, страхова компанія зможе з допомогою роботів скоротити час опрацювання запитів на відшкодування з тижнів до днів, то вона отримає конкретну й помітну перевагу перед конкурентами на ринку.
- Скорочення кількості помилок. Як правило, роботодавці намагаються уникати понадурочних годин для співробітників, оскільки аналіз показує, що в цей час співробітники припускаються більшої кількості помилок, що в результаті призводить до операційних ризиків і додаткових витрат на їх усунення.
- Роботизація може виявитись дешевшою і швидшою, ніж роботи з повноцінної ІТ-інтеграції. Завжди доречно порівняти, що виявиться простіше, дешевше й швидше: провести повноцінну автоматизацію бізнес-процесу, наприклад, запровадивши новий функціонал в існуючі системи, або ввести в процес роботів у якості виконавців.
Таким чином, завжди є сенс ретельно розрахувати свій RoI від запровадження проекту. Причому слово «свій» тут ключове. Не слід покладатися на методики, що їх пропонують вендори. Вони завжди універсальні, а значить, не враховують особливості компанії-замовника і побудовані так, щоб не помічати чинники, які понижують RoI клієнта, і показувати тільки позитивні фактори. Крім того, за більш-менш рівних цін за робота на різних ринках вартість людино-години може відрізнятися в рази. І в України робот може окупатися вдвічі довше, ніж у будь-якій іншій країні. Але й самостійно розрахувати RoI для незнайомої технології дуже важко. Слід розуміти не тільки загальні принципи технології, а й тонкі моменти, усвідомлення яких приходить тільки з досвідом запровадження перших проектів.
Розглядайте роботизацію як засіб оптимізації витрат. Залучайте кваліфікованого партнера, прораховуйте разом ефект, вибирайте найвідповіднішу для вашого середовища RPA-платформу, і з великою долею вірогідності ви досягнете намічених цілей з оптимізації ваших витрат та покращення загальної операційної продуктивності.
Бажаєте дізнатись більше про Robotic Process Automation (RPA), будь-ласка, звертайтесь у наші офіси в Україні та Гонконзі!
Про Компанію «DMS Solutions»: DMS Solutions - провайдер технології Robotic Process Automation (RPA), який надає повний спектр RPA рішень. Ми - перший український провайдер послуг у сфері роботизації бізнес-процесів (Robotic Process Automation, RPA) та побудови систем управління програмними роботами. DMS Solutions працює на ринках Європи, Північної Америки та Азії і має офіси в Гонконзі та Україні.
Дивіться наше відео про те, як програмні роботи обробляють дані на програмному рівні та на рівні інтерфейсу користувача!