Спільне онлайн редагування документів: погодження документів в режимі реального часу

Процес погодження нових документів навіть в умовах повністю цифрового офісу та добре налагодженої системи документообігу, на жаль, і досі продовжує відбирати дуже багато часу у працівників будь-яких компаній. Це стосується організацій абсолютно різної галузевої спрямованості та будь-якого масштабу. Особливо ж середнього та великого бізнесу, де процес погодження документів, як правило, відбувається на декількох рівнях – у різних, відокремлених структурних одиницях організації (наприклад, юридичному, фінансовому, IT департаментах, відділах закупок, HR і под.), перш ніж бути остаточно акцептованим на найвищому управлінському рівні.

Надто гостро часомісткість погоджувальних процесів документів стала відчутна в постковідний період, коли чимало підприємств перейшли на віддалену роботу – «домашній офіс», який, як відомо, не завжди показав себе як найкраще рішення для збереження операційної ефективності й продуктивності компаній. Тож сьогодні, як ніколи, особливо актуально постає потреба в таких автоматизованих рішеннях, які б дозволяли організувати спільну онлайн роботу з документами з будь-якого місця та водночас забезпечували захищене середовище для співпраці всього персоналу, гранульовану систему контролю за правами доступу до документів і конфіденційної інформації, що відповідала б встановленим у конкретній компанії стандартам захисту інформації.

На сьогодні більшість сучасних систем документообігу мають достатній потрібний мінімум для забезпечення успішних передумов спільної онлайн роботи із цифровими документами. Зокрема, оснащені таким базовим функціоналом, що уможливлює:

  • створення різних типових форм документів;
  • пов’язування документів між собою за типом контенту (наприклад, основний і додаткові договори, рахунки й акти, що стосуються відповідної угоди);
  • оповіщення виконавців про надходження в роботу документів та встановлення термінів їх виконання;
  • перегляд та схвалення / підписання документів відповідальними бізнес-користувачами, наділеними на це відповідними правами;
  • гранульоване управління правами доступу до документів залежно від типу документа, призначених на роботу з документом виконавців та / або виконуваних бізнес-користувачами ролей в організації;
  • моніторинг або відстеження процесу роботи над документами в режимі реального часу;
  • збереження (архівування) документів та пошук необхідного документа в архіві тощо.

Усі ці функції, взяті у своїй сукупності, створюють, потрібний базис для забезпечення спільної із членами вашої команди роботи над документами. Однак чи достатньо цього при сучасних можливостях розвитку інформаційних технологій для повноцінної онлайн співпраці над документами та оптимізації процесу погодження документів на різних рівнях організації? Певно, що вже ні.

Менш розповсюдженою в сучасних системах документообігу, однак надзвичайно корисною та тепер уже (без перебільшення) незамінною функцією для організації ефективної співпраці над документами є можливість спільного онлайн редагування документів. Саме на ній ми й хотіли б зупинитись докладніше.

Вбудована в платформи електронного документообігу функція онлайн редагування забезпечує можливість не тільки створювати різноманітні форми нових документів, пов’язувати їх між собою, миттєво ділитися ними для перегляду з вашими колегами, відстежувати актуальний статус роботи над ними та архівувати, а й співпрацювати над документами разом з іншими членами вашої команди як співавтори та співредактори в режимі реального часу.

Завдяки цьому функціоналу ви можете редагувати один і той самий документ одночасно з іншими уповноваженими бізнес-користувачами, керувати версіями документів за допомогою можливостей контролю версій документів, надаючи при цьому доступ до редагування документів лише уповноваженим членам вашої команди.

Нижче можна переглянути наочний приклад спільного онлайн редагування документів двома користувачами в режимі реального часу, як це відбувається в рамках інтегрованої інтелектуальної автоматизованої платформи для спільної онлайн роботи з документами elDoc.

Cпільна онлайн-робота та редагування документів

З прикладу видно, що всі внесені користувачами зміни й правки в документ миттєво відображаються у всіх інших авторизованих користувачів. Окрім того, співавтори та співредактори документа мають можливість залишати свої нотатки й коментарі до внесених змін / правок та обговорити пов’язані з документом питання у спеціальному онлайн чаті. Надалі документ відправиться на наступний етап виконання / погодження відповідно до призначеного порядку роботи над ним. Погодьтесь, дуже зручно й оптимально виконувати всі ці дії в межах однієї платформи.

Докладніше з можливостями організації спільної онлайн роботи над документами та онлайн редагування документів в інтегрованій інтелектуальній автоматизованій платформі elDoc можна ознайомитись із наступного демо-відео: Спільна робота над документами в elDoc

Ми розглянули лише одну з BPM функцій, без якої нині важко уявити сучасну платформу для спільної онлайн роботи з документами, що дозволяє керувати документами через персоналізований електронний офіс та забезпечує можливість командної роботи з будь-якого робочого місця. Рішення з документообігу з кожним роком стають все досконаліші й мають дуже потужні можливості не тільки з погляду традиційного / класичного управління документами та бізнес-процесами (Business Process Management, BPM), а й для вирішення складних нетривіальних завдань – розпізнавання та зчитування даних з різних типів і форм документів з використанням можливостей інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing, IDP).

Про «elDoc»

«elDoc» – інтегрована інтелектуальна автоматизована платформа для розуміння документів, автоматизації процесів документообігу та управління контентом з будь-якого робочого місця. «elDoc» – це рішення корпоративного рівня, доступне як SaaS та on-prem, для комплексної інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing) та управління бізнес-процесами (Business Process Management). elDoc оснащений когнітивними технологіями (штучним інтелектом, комп’ютерним баченням), які допомагають інтелектуально зчитувати дані зі сканованих та цифрових документів будь-якої складності з подальшою їх комплексною обробкою.

Бажаєте перевірити, як інтелектуальна обробка документів працює на практиці, – отримайте безкоштовну пробну версію вже зараз – «elDoc Online»

elDoc on all devices

Досягайте більшої продуктивності за допомогою AI

Збільшуйте свою операційну ефективність та автоматизуйте обробку документів за допомогою elDoc – інтегрованої платформи для інтелектуальної обробки документів, автоматизації процесів документообігу, спільної роботи над документами та управління контентом. Виберіть варіант розгортання (SaaS або on-prem), який найкраще відповідає вашим вимогам до автоматизації!