Роботизація бізнес-процесів у банках: побудова дорожньої карти (Частина 18)
Про вигоди й переваги запровадження новітньої технології роботизації бізнес-процесів (Robotic Process Automation, RPA) в банківському секторі ми вже мали нагоду розповісти в нашому попередньому блозі.
На що ж потрібно звернути увагу в першу чергу, перш ніж розпочати проект з роботизації в банку, щоб гарантовано забезпечити її позитивний результат? Як правильно вибудувати стратегію впровадження роботизації? Адже, як відомо, чимало RPA-проектів зазнають невдач і не виправдовують очікувань унаслідок ігнорування розробки дорожньої карти розгортання технології та недостатньої продуманості структури управління програмою з роботизації бізнес-процесів.
Для успішного впровадження RPA в банківській (та, зрештою, і в будь-якій іншій) сфері перш за все існує потреба створення докладно продуманої дорожньої карти роботизації (Opportunities Heat Map) та побудова правильної RPA-стратегії. Дорожня карта роботизації, як правило, включає вертикалі, бізнес-лінії, функції та процеси на відповідних рівнях деталізації, які потенційно можуть бути роботизовані. Дорожня карта складається переважно силами бізнес-аналітиків банку в тісній співпраці з організацією, що здійснюватиме безпосереднє впровадження роботизації.
Оцінка процесів і задач для роботизації в банківському секторі на початковому етапі RPA-проекту буде також підлягати загальним правилам і вимогам попереднього бізнес-аналізу, актуального для будь-якої бізнес-сфери, процеси в якій планується роботизувати. Тож загальним і обов’язковим правилом перед запуском проекту або вже під час розгортання проекту з роботизації буде постановка наступних запитань: які процеси в банку можна автоматизувати в принципі та які з них найбільше підходять для роботизації? Які банківські процеси необхідно включити в дорожню карту? Одразу скажемо, що однозначної відповіді на ці питання немає, та й не може бути, оскільки все залежатиме від рівня автоматизації вже існуючих бізнес-процесів та стратегії банку щодо digitalization. Про те, які процеси загалом найкраще піддаються RPA, ми вже писали в одному з наших попередніх блогів. Як уже було сказано, оптимізація процесів шляхом програмної роботизації можлива, якщо процеси відповідають трьом основним критеріям:
- є чітко визначеними;
- повторюваними;
- основані на чітких правилах.
Оптимальними для передачі програмним роботам будуть ручні, максимально структуровані процеси і задачі, що не потребують аналізу й прийняття рішень та виконуються за розкладом або з виникненням певної події (наприклад, звірка та очистка даних, звірка та реконсиляція залишків на рахунках, збір і консолідація даних з декількох систем, оновлення тих самих даних у різних системах, повторне введення даних з клавіатури, вивірка рахунків, обробка платежів, рахунків та інших форм документів з використанням систем розпізнавання OCR, складні та комплексні розрахунки, пов’язані з високим ризиком помилок і под.). Роботизація бізнес-процесів дозволяє передати ці задачі роботам, які виконають їх набагато швидше, акуратніше та ефективніше, зводячи до мінімуму можливість прорахунків.
Першим етапом оцінки банківських бізнес-процесів буде їх оцінка на найвищому рівні деталізації. У кожного банку є своя роками усталена організаційна структура, яка може змінюватись, розширюватись і модифікуватись відповідно до актуальних потреб часу, однак стратегічні області – вертикалі та бізнес-лінії банку залишатимуться практично незмінними. Тож саме за цими вертикалями і бізнес-лініями і слід буде провести попередній аналіз на предмет того, в якій із них роботизація буде найбільш ефективною та найкращим чином дозволить скоротити операційні витрати. Середньостатистична картина оцінки банківських вертикалей та бізнес-ліній за цією ознакою виглядатиме приблизно наступним чином:
Як видно зі схеми, у банківському бізнес-секторі найбільш потенційними сферами для роботизації бізнес-процесів є операційна вертикаль, вертикаль фінансів та управління ризиками, функції та процеси яких передбачають опрацювання задач, побудованих на чітких правилах, що повторюються с певною періодичністью та вимагають залучення значної кількості людських ресурсів на опрацювання. Найменш придатною для роботизації буде вертикаль виконавчого менеджменту - управління (що не представлена на вищенаведеній схемі), де роль людського чинника в аналізі нестандартних ситуацій та у прийнятті рішень буде найбільшою.
На другому рівні деталізації потенційних процесів для роботизації докладніше розглядаються і описуються вже конкретні процеси-функції в рамках кожної з вертикалей та бізнес-ліній банку. Слід звернути увагу, що для кожного банку опис потенційних процесів на другому рівні деталізації буде виглядати по-різному, в залежності від рівня автоматизації існуючих процесів, організаційної структури та операційної моделі банку. Для більш наочного розуміння сказаного пропонуємо розглянути наступну узагальнюючу схему:
Третій рівень деталізації потенційних процесів для роботизації в рамках етапу побудови стратегії та дорожньої карти RPA – передбачає детальний аналіз процесів з розрахунками, задіяних людських ресурсів. Деталізація процесів здійснюється вже, як правило, в конкретному структурному підрозділі банку або в рамках конкретного процесу. На третьому рівні деталізації здійснюється оцінка тривалості функцій, операцій та задач, що потенційно можуть бути роботизовані, на предмет співвідношення тривалості їх виконання вручну банківським працівником-людиною та – у порівнянні – програмним роботом. На цьому етапі ми повинні дати остаточні відповіді на питання, – які вигоди та результати може надати роботизація кожного конкретного бізнес-процесу, задачі, функції в банку та де вона буде найбільш продуктивною з погляду ефективності та окупності (з точки зору ROI – Return on Investment). Відповідно до отриманих результатів надзвичайно важливо також буде визначити послідовність впровадження роботизації в банку – як у короткостроковій, так і в довгостроковій перспективі, а також план подальших дій і кроків для запуску RPA-програми.
Безперечно, наведені рекомендації зі створення дорожньої карти з роботизації бізнес-процесів є доволі узагальненими. Для кожного банку – залежно від рівня автоматизації, специфіки процесів, кількості задіяних працівників, – рекомендації будуть різними. Однак поза сумнівом лишається той факт, що правильно складена дорожня карта та коректно вибудована стратегія роботизації будуть однією із вагомих запорук успіху кожного проекту з роботизації в банківському секторі, – яким би складним та багаторівневим він не був.
Бажаєте дізнатись більше про Robotic Process Automation (RPA), будь-ласка, звертайтесь у наші офіси в Україні та Гонконзі!
Про Компанію «DMS Solutions»:
«DMS Solutions» ‒ український розробник програмного забезпечення у сфері електронного документообігу, перший український провайдер послуг у сфері роботизації бізнес-процесів та побудови систем управління програмними роботами. DMS Solutions працює на ринках Європи, Північної Америки та Азії і має офіси в Гонконзі та Україні.