Інтелектуальна обробка документів: розпізнавання та зчитування даних з рахунків на оплату
Рахунки на оплату є, певно, чи не найрозповсюдженішим типом документів у кожній організації. Тисячі платіжних документів на місяць – такими є реалії сучасних компаній середнього масштабу. Обробляти їх сьогодні вручну, особливо зважаючи на сучасний стан розвитку технологій автоматизованої обробки документів, – надзвичайно трудомістко, вкрай економічно невигідно і неефективно. Як же спростити та оптимізувати обробку рахунків, комплексно автоматизувавши весь процес за допомогою сучасних рішень з інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing, IDP), доступних нині на ринку?
Що таке автоматизована обробка рахунків на оплату?
Автоматизована обробка рахунків на оплату – це процес інтелектуального зчитування за допомогою спеціального програмного забезпечення та без участі людини потрібних вам цільових даних з рахунків із занесенням цих даних у систему з метою оптимізації обробки платежів та комплексної обробки платіжних документів. На відміну від звичайного OCR (технології оптичного розпізнавання символів), інтелектуальне зчитування даних дає можливість зчитування не всіх, а саме потрібних вам даних з конкретного документа / типу документів.
Наочний приклад: зчитування цільових даних з рахунку на оплату в рамках інтегрованої автоматизованої платформи для обробки документів elDoc
Які існують найпоширеніші формати платіжних документів та обробку яких з них можна автоматизувати?
Рахунки на оплату, що надходять у кожну організацію від різних постачальників, як правило, – дуже різні за формою, структурою та якістю. До того ж досить поширеною практикою є отримання платіжних документів у найрізноманітніших, у т. ч. неструктурованих форматах – у вигляді сканованих та цифрових документів, PDF, JPEG, PNG, TIFF-файлів, повідомлень по факсу, email, багатосторінкових файлів, що містять різні типи документів, тощо.
Здавалося б, як можна автоматизувати обробку настільки різних за формою і якістю документів? Проте із сучасними рішеннями для інтелектуальної обробки документів та зчитування з них цільових даних, що побудовані на когнітивних технологіях штучного інтелекту (AI), комп’ютерного бачення (Computer Vision), оптичного розпізнавання символів (Optical Character Recognition) та машинного навчання (Machine Learning), це все стає можливим. Лишається лише обрати правильну платформу, яка була б спроможна зчитувати дані з рахунків на оплату незалежно від їх форматів.
Перегляньте нижче коротке демо-відео, як це можна здійснити на практиці – на прикладі автоматизованої обробки рахунків-фактур від різних постачальників у рамках інтелектуальної інтегрованої платформи для обробки документів elDoc: Автоматизована обробка рахунків-фактур
Ілюстративний приклад автоматизованої обробки рахунків-фактур
Для отримання потрібного результату необхідно лише здійснити кілька простих налаштувань перед обробкою документів – вказати, які поля / дані необхідно отримати з певного типу документа, і elDoc зможе класифікувати рахунки на оплату за типом і автоматично зчитувати дані з найскладніших за формою рахунків.
У чому полягають основні переваги автоматизованої обробки рахунків
Автоматизація обробки рахунків на оплату має велику кількість переваг перед їх ручною обробкою, зокрема дозволяє:
- усунути / мінімізувати помилки, неминучі при обробці рахунків вручну людиною, особливо в періоди пікових (сезонних) навантажень по обробці платіжних документів та / або великій кількості документів в організації;
- скоротити загальний час обробки платіжного документа, а відтак підвищити загальну операційну ефективність обробки рахунків в організації;
- знизити операційні витрати на обробку рахунків;
- вивільнити людський ресурс фінансових та закупівельних відділів / департаментів з метою зосередження на завданнях з більшою доданою вартістю;
- усунути ризики загублення / втрати платіжних документів або потрібних даних;
- забезпечити централізоване управління рахунками та доступ до рахунків лише уповноважених працівників організації – у повній відповідності з вимогами інформаційної безпеки; тощо.
Підсумки:
Отже, автоматизована обробка рахунків на оплату значно спрощує і оптимізує процес обробки платіжних документів та завдяки цьому дозволяє організаціям заощадити значні ресурси й підвищити продуктивність. Однак автоматизована інтелектуальна обробка документів далеко не обмежується тільки обробкою рахунків на оплату, які б складними за формою вони не були. Справжня IDP призначена для обробки складних документів різного характеру, структури та якості, що містять велику кількість неструктурованих даних найрізноманітнішого походження – банківські виписки та квитанції, рахунки за комунальні послуги від різних постачальників, службові звіти, аплікаційні документи й под. Тому при виборі автоматизованого рішення для обробки рахунків на оплату важливо також врахувати, щоб у ньому була передбачена можливість масштабування – для обробки найрізноманітніших та найскладніших форм документів.
Більше інформації ви можете знайти, перейшовши за наступним посиланням: Автоматизована обробка рахунків
Бажаєте перевірити, як автоматизована обробка рахунків працює на практиці? – Отримайте безкоштовну пробну версію elDoc!
Про «elDoc»
«elDoc» – інтегрована інтелектуальна автоматизована платформа для розуміння документів, автоматизації процесів документообігу та управління контентом з будь-якого робочого місця. «elDoc» – це рішення корпоративного рівня, доступне як SaaS та on-prem, для комплексної інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing) та управління бізнес-процесами (Business Process Management). elDoc оснащений когнітивними технологіями (штучним інтелектом, комп’ютерним баченням), які допомагають інтелектуально зчитувати дані зі сканованих та цифрових документів будь-якої складності з подальшою їх комплексною обробкою.
Про «DMS Solutions»
Компанія «DMS Solutions» – розробник інтегрованої інтелектуальної автоматизованої платформи для розуміння документів, автоматизації процесів документообігу та управління контентом з будь-якого робочого місця – «elDoc».
Ми – перший український провайдер рішень у сфері інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing). Ми використовуємо технології комп’ютерного бачення, машинного навчання та штучного інтелекту з метою створення потужної цифрової робочої сили для забезпечення конкурентних переваг вашого бізнесу на ринку. «DMS Solutions» є офіційним глобальним Advanced Technology UiPath Alliance Partner та Technology Blue Prism Alliance Partner у сфері інтелектуальної обробки документів (Intelligent OCR).