Онлайн спільна робота над документами: управління документами з будь-якого місця

Ковід-19 прискорив цифрові перетворення в багатьох компаніях по всьому світу. Усе більше й більше установ (включаючи великий корпоративний бізнес, державні органи та навіть освітні центри) перебувають зараз у пошуку можливостей автоматизації з метою створення ефективного середовища співпраці для своїх співробітників та керування бізнес-процесами з будь-якого місця та будь-якого пристрою.

Найбільш обговорюваною темою в цьому контексті є потреба створення захищеного середовища для спільної співпраці всього персоналу, коли йдеться про доступ до конфіденційної інформації / документа / даних. Зокрема, щодо того, як встановити гранульовану систему контролю за правами доступу до документів, яка відповідала б стандартам захисту інформації, встановленим у конкретній компанії.

Для налаштування середовища віддаленої / онлайн-співпраці над документами найбільш розповсюдженими є наступні бізнес-вимоги (однак їх перелік не обмежується нижчепереліченими):

  • різні географічні одиниці повинні мати різні ролі в системі управління документами;
  • доступ до конкретного документа / інформації повинен надаватися для кожного користувача;
  • визначений перелік користувачів повинен мати можливість лише переглядати документ без можливості редагувати або завантажувати файли / документи;
  • різні користувачі з різних віддалених локацій повинні мати можливість у будь-який момент отримати доступ до середовища співпраці над документами з будь-якого пристрою;
  • різні користувачі з різних віддалених локацій повинні мати можливість редагувати документ одночасно;
  • наявність можливості розумного пошуку документів для швидкого доступу до необхідних документів (якщо надані відповідні дозволи на доступ);
  • цілодобова доступність середовища онлайн-співпраці для забезпечення безперервності бізнес-процесів з будь-якого місця.

З наведеного вище списку розглянемо для прикладу більш докладніше вимогу щодо можливості різних користувачів мати можливість редагувати документ одночасно. Цей тип вимог є дуже поширеним, коли йдеться про необхідність прискорити процеси перевірки та затвердження документів в організації, забезпечуючи при цьому контроль версій документів.

Наочний приклад: спільний онлайн-перегляд та редагування документів

Однак варто зауважити, що всі вищезазначені вимоги до сучасних систем документообігу та співпраці над документами є насправді досить базовими / мінімальними. На сьогодні ці системи набагато досконаліші й мають дуже потужні можливості не тільки з погляду традиційного / класичного управління процесами документообігу, а й для вирішення складних нетривіальних завдань з використанням можливостей інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing).

Більше інформації про управління документами та інтелектуальну обробку документів ви можете знайти, перейшовши за наступним посиланням – elDoc

Про «elDoc»
«elDoc» – інтегрована інтелектуальна платформа для автоматизації процесів документообігу та обробки документів, що включає: elDoc IDP (Intelligent Document Processing) – високотехнологічний модуль з інтелектуальної обробки документів. elDoc IDP – потужний механізм, побудований із застосуванням когнітивних технологій, що здатний класифікувати, здійснювати «image clearance», розпізнавати та отримувати дані зі сканованих та цифрових документів; elDoc BPM (Business Process Management) – високотехнологічний модуль для управління бізнес-процесами, що дозволяє налаштовувати процеси документообігу та форми документів відповідно до різних сценаріїв.

Про «DMS Solutions»
Компанія «DMS Solutions» – технологічна продуктова компанія, розробник інтегрованої платформи для інтелектуальної автоматизації процесів обробки документів (IDP – Intelligent Document Processing & Document Workflow Automation) – «elDoc».
Ми – перший український провайдер послуг у сфері роботизації бізнес-процесів (Robotic Process Automation, RPA), побудови систем управління програмними роботами, а також інтелектуальної обробки документів. Компанія «DMS Solutions» представлена в Україні й Гонконгу, охоплює ринки Європи, Північної Америки та Азії. «DMS Solutions» є офіційним Золотим партнером «UiPath» і реселлером програмного забезпечення «UiPath» в Україні, а також офіційним глобальним Advanced UiPath Technology Partner у сфері інтелектуальної обробки документів (Intelligent OCR).