Інтелектуальна обробка документів (Intelligent Document Processing): управління документами та процесами документообігу

Інтелектуальна обробка документів (Intelligent Document Processing, IDP) є нині частиною стратегічної «дорожньої карти» з автоматизації для багатьох високоефективних організацій по всьому світу. Однак, на жаль, досі залишається ще багато підприємств, які недостатньо обізнані із цією технологією, особливо коли йдеться про потребу комплексної автоматизації процесів обробки документів.

У попередніх публікаціях ми вже писали про широке коло можливостей, що їх надає інтелектуальна обробка документів: Document Understanding and e2e Intelligent Document Processing capabilities. А в цьому блозі хотіли б докладніше поговорити про важливість функціоналу управління документообігом і бізнес-процесами (BPM) у рішеннях з інтелектуальної обробки документів.

Отже, чи справді наявність функцій управління документами та бізнес-процесами є настільки критично вагомою в рішенні IDP? У пошуку відповіді на це питання розглянемо докладніше деякі із цих функцій.

Перевірка даних
Інтелектуальна обробка призначена для отримання даних зі сканованих та цифрових документів. При обробці сканованого документа на процес розпізнавання може впливати якість відсканованого зображення, яка не завжди буває високою. Через це трапляються випадки, коли механізм IDP надає нижчий рівень довіри до розпізнаного тексту, ніж його визначено для конкретного поля / даних. Відтак правильність цих даних має бути перевірена людиною. Однак тут є одне важливе застереження: коли йдеться про автоматизацію на рівні підприємства, процес перевірки даних має бути встановлений відповідно до визначених ролей у певних бізнес-процесах та згідно із стандартами інформаційної безпеки, прийнятими в організації. Тому при здійсненні інтелектуальної обробки документів дуже важливо мати вбудований функціонал управління бізнес-процесами (No Code), який дозволить встановити необхідний робочий процес перевірки документів, надаючи права переглядати, перевіряти та редагувати дані лише уповноваженому персоналу.

Моніторинг життєвого циклу документа
Інтелектуальна обробка документів – це завжди обробка сотень або тисяч документів щоденно. Кожен документ має власний життєвий цикл зі своїм унікальним часом на обробку. Тож наявність функціональної можливості контролювати життєвий цикл документа та переглядати його стан у будь-який момент часу (коли це потрібно) стає дедалі важливішою. Функції розширеного моніторингу документів повинні забезпечувати можливість переглядати поточний стан документа (які етапи обробки він уже пройшов), кількість ітерацій, детальний контрольний журнал обробки документів.

Архівування та пошук документів
Після обробки й належного розпізнавання / перевірки всіх даних дуже важливо мати безпечну та надійну структуру для архівування документів з потужними можливостями їх пошуку. Важливо врахувати, що в рамках комплексної обробки кожен документ повинен зберігатися в централізованому місці для подальшого аудиту та пошуку, коли в цьому виникне необхідність. Функції розширеного пошуку повинні забезпечувати користувачам можливість пошуку документу із застосуванням різноманітного діапазону фільтрів, а також пошуку необхідного змісту в документах шляхом повнотекстового пошуку необхідної інформації.

Перелічені функції управління документами та бізнес-процесами – це лише верхівка айсберга. Існує безліч інших, не менш важливих функцій, які повинні бути інтегровані в рішення з інтелектуальної обробки документів для забезпечення їх комплексного опрацювання.

Більше інформації про інтелектуальну обробку документів ви можете знайти, перейшовши за наступним посиланням – elDoc

Про «elDoc»
«elDoc» – інтегрована інтелектуальна платформа для автоматизації процесів документообігу та обробки документів, що включає: elDoc IDP (Intelligent Document Processing) – високотехнологічний модуль з інтелектуальної обробки документів. elDoc IDP – потужний механізм, побудований із застосуванням когнітивних технологій, що здатний класифікувати, здійснювати «image clearance», розпізнавати та отримувати дані зі сканованих та цифрових документів; elDoc BPM (Business Process Management) – високотехнологічний модуль для управління бізнес-процесами, що дозволяє налаштовувати процеси документообігу та форми документів відповідно до різних сценаріїв.

Про «DMS Solutions»
Компанія «DMS Solutions» – технологічна продуктова компанія, розробник інтегрованої платформи для інтелектуальної автоматизації процесів обробки документів (IDP – Intelligent Document Processing & Document Workflow Automation) – «elDoc».
Ми – перший український провайдер послуг у сфері роботизації бізнес-процесів (Robotic Process Automation, RPA), побудови систем управління програмними роботами, а також інтелектуальної обробки документів. Компанія «DMS Solutions» представлена в Україні й Гонконгу, охоплює ринки Європи, Північної Америки та Азії. «DMS Solutions» є офіційним Золотим партнером «UiPath» і реселлером програмного забезпечення «UiPath» в Україні, а також офіційним глобальним Advanced UiPath Technology Partner у сфері інтелектуальної обробки документів (Intelligent OCR).