Автоматизація обробки рахунків за комунальні послуги: Досвід Гонконгу
Обробка комунальних рахунків є дуже громіздким і трудомістким процесом, особливо для компаній, які мають кілька розподілених офісів (локацій) у Гонконзі та котрим потрібно оплачувати рахунки за комунальні послуги різним постачальникам за надання найрізноманітніших комунальних послуг (зокрема, газо- й водопостачання, електроенергію, телекомунікації тощо). Оптимізація та автоматизація обробки комунальних рахунків стає сьогодні одним з ключових завдань автоматизації для кожної організації, яка планує підвищити операційну ефективність та знизити операційні витрати.
Яким компаніям слід у першу чергу розглянути можливість автоматизації обробки комунальних рахунків?
Це можуть бути організації різної галузевої спрямованості, але передусім такі компанії, котрі мають кілька розподілених офісів або філій, зокрема:
- Девелоперські компанії / Компанії-забудовники нерухомості;
- Компанії з управління нерухомістю;
- Банки з великою кількістю відділень;
- Клініки та лікарні;
- Компанії, що ведуть бухгалтерський облік;
- Роздрібні магазини;
- та ін.
Які рахунки за комунальні послуги найчастіше оплачуються в Гонконзі?
- Рахунок від CLP за електроенергію. China Light and Power (CLP) обслуговує Коулун, Нові території та віддалені острови;
- Рахунок від HK Electric за електроенергію. Hong Kong Electric Holdings розподіляє електроенергію в Гонконгу та острові Ламма;
- Рахунок від WSD за водопостачання. За постачання води в Гонконгу відповідає Департамент водопостачання (Water Supplies Department) Управління водних ресурсів;
- Рахунок від Towngas за газ. Більшість об’єктів у Гонконзі постачаються трубопровідним газом, який надається компанією Towngas;
- Рахунок від HKT за телекомунікації.
У чому полягають основні труднощі автоматизації обробки рахунків за комунальні послуги?
- Усі рахунки за комунальні послуги різні за формою та структурою;
- Рахунки за комунальні послуги від одного й того ж постачальника комунальних послуг мають різноманітні варіанти шаблонів;
- Рахунки за комунальні послуги можуть надходити як англійською, так і китайською мовами, що ускладнює розуміння та узгодженість даних;
- Дані, що підлягають опрацюванню, можуть охоплювати кілька сторінок;
- Дані не уніфіковані для різних типів рахунків за комунальні послуги.
Які ключові автоматизовані можливості мають бути задіяні для автоматизації обробки рахунків за комунальні послуги?
- Провідні на ринку рішення в галузі інтелектуального розпізнавання тексту (Intelligent OCR), що забезпечать високу точність розпізнавання даних;
- Технологія Computer Vision для покращення якості рахунків за комунальні послуги та нормалізації зображення перед безпосередньою обробкою комунальних рахунків;
- AI та інші когнітивні технології для автоматизованої класифікації рахунків за комунальні послуги, пошуку та зчитування необхідних даних;
- No Code функціонал з управління бізнес-процесами (BPM) для комплексної автоматизації процесів обробки рахунків за комунальні послуги;
- Зберігання документів для можливості централізованого управління рахунками за комунальні послуги та їх архівування.
Окрім перерахованого вище, інтегрована автоматизована платформа має бути оснащена гранульованою системою управління правами доступу для забезпечення належного контролю доступу до фінансових даних, а також аналітикою – для відстеження більшої продуктивності та швидкого виявлення «вузьких місць» в обробці рахунків за комунальні послуги.
Як автоматизоване зчитування даних з рахунків за комунальні послуги виглядає на практиці?
Використовуючи інтелектуальну автоматизовану платформу, оснащену найсучаснішими технологіями інтелектуального розпізнавання текстів та штучного інтелекту, можна досягти комплексної автоматизованої обробки рахунків за комунальні послуги. Нижче для прикладу показано, як інтелектуальна автоматизована платформа elDoc може класифікувати комунальні рахунки за типами та зчитувати необхідну інформацію з різних за формою та структурою комунальних рахунків від основних постачальників комунальних послуг Гонконгу (CLP, HK Electric, Towngas, HKT, WSD) з подальшою автоматизованою постобробкою, верифікацією та перехресною перевіркою отриманих даних.
Які основні переваги автоматизації обробки комунальних рахунків?
Існує безліч різноманітних переваг, які можна досягти завдяки автоматизації процесу обробки рахунків за комунальні послуги за допомогою інтегрованої інтелектуальної автоматизованої платформи для обробки комунальних рахунків, зокрема:
Підвищення операційної ефективності
Покращення загального часу обробки документів та якості обслуговування внутрішніх клієнтів, підвищення загальної операційної продуктивності, зниження супутніх операційних витрат, покращення контролю витрат, своєчасне врегулювання платежів.
Швидша комплексна обробка
Пришвидшена обробка документів, мінімізація людського втручання, заміна ручної обробки даних на інтелектуальну автоматизацію.
Масштабування без обмежень
Необмежені обсяги документів для масштабування автоматизації в різноманітних організаційних підрозділах. Можливість миттєвого збільшення або зменшення масштабу автоматизації залежно від актуальних потреб бізнесу.
Удосконалена система безпеки
Реалізація гранульованого контролю доступу до конфіденційної та чутливої інформації, глибокий та надійний моніторинг, аудит, звітність та аналітика для відстеження статусів обробки рахунків за комунальні послуги.
Централізоване управління рахунками за комунальні послуги
Комплексна автоматизація без залучення персоналу з можливістю запуску процесів 24/7. Повністю автоматизована обробка документів, що дозволяє персоналу зосередитися на інших видах діяльності з більшою доданою вартістю, підвищення безперервності бізнес-процесів, централізоване управління рахунками за комунальні послуги та їх архівування.
Підсумки:
Тож автоматизувати чи не автоматизувати обробку комунальних рахунків – більше не питання. Переваги автоматизації очевидні. Питання полягає в тому, як обрати правильне рішення, яке дозволяло б максимально оптимізувати обробку комунальних рахунків та комплексно автоматизувати весь процес, забезпечуючи надійні, відчутні та численні переваги автоматизації.
Більше інформації ви можете знайти, перейшовши за наступним посиланням: Автоматизована обробка рахунків за комунальні послуги
Бажаєте перевірити, як автоматизована обробка комунальних рахунків працює на практиці? – Отримайте безкоштовну пробну версію elDoc!
Про «elDoc»
«elDoc» – інтегрована інтелектуальна автоматизована платформа для розуміння документів, автоматизації процесів документообігу та управління контентом з будь-якого робочого місця. «elDoc» – це рішення корпоративного рівня, доступне як SaaS та on-prem, для комплексної інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing) та управління бізнес-процесами (Business Process Management). elDoc оснащений когнітивними технологіями (штучним інтелектом, комп’ютерним баченням), які допомагають інтелектуально зчитувати дані зі сканованих та цифрових документів будь-якої складності з подальшою їх комплексною обробкою.
Про «DMS Solutions»
Компанія «DMS Solutions» – розробник інтегрованої інтелектуальної автоматизованої платформи для розуміння документів, автоматизації процесів документообігу та управління контентом з будь-якого робочого місця – «elDoc».
Ми – перший український провайдер рішень у сфері інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing). Ми використовуємо технології комп’ютерного бачення, машинного навчання та штучного інтелекту з метою створення потужної цифрової робочої сили для забезпечення конкурентних переваг вашого бізнесу на ринку. «DMS Solutions» є офіційним глобальним Advanced Technology UiPath Alliance Partner та Technology Blue Prism Alliance Partner у сфері інтелектуальної обробки документів (Intelligent OCR).